‘University Support Centre splitst weer op in zes diensten’

Pas drie jaar na de fusie van de ondersteunende universiteitsdiensten tot het University Support Centre (USC) zijn er weer plannen om ze zelfstandig te maken. De centrale directie verdwijnt op termijn. Dat wil het College van Bestuur (CvB). Gebrekkige dienstverlening en een tekort van 1,5 miljoen euro per jaar op de begroting zijn de aanleiding.

Meer over het University Support Centre

• ‘Het verdeelmodel moet duidelijker’
• University Support Centre van start
• Stevige bezwaren tegen reorganisatie centrale ondersteuning

Volgens Eddy Hus, derde lid van het College van Bestuur en interim-directeur van het USC, zullen er geen gedwongen ontslagen vallen bij de reorganisatie. Wel kan het leiden tot bezuinigingen op het materieel budget of de inzet van inhuurkrachten. “Wat we gaan doen is een bovengrens stellen aan wat dienstverlening op deze universiteit mag kosten”, zegt Hus.

De negen eenheden waaruit het USC nu bestaat, worden samengevoegd tot er zes over blijven. Dat betekent dat de twee ict-afdelingen worden samengevoegd tot één dienst en ook Real Estate Services en Facility Services gaan samen. De directeuren van de zes diensten zullen rechtstreeks aan het CvB rapporteren.

Klachten over de service

Het USC ontstond in 2015 uit een fusie van de diensten ICT, Financiën en personeelszaken, Onderwijs, Onderzoek en Studentzaken en het Erasmus Facilitair Bedrijf. Dat ging gepaard met een flinke bezuiniging en vermindering van het aantal medewerkers. Die reorganisatie was een moeizaam en zwaar traject voor alle betrokkenen, waardoor het nooit helemaal zijn vruchten heeft afgeworpen, zegt Eddy Hus. Men was blij dat er eindelijk overeenstemming was met de vakbonden en de medezeggenschap over de reorganisatie, maar het ontbrak aan de energie om het plan ook helemaal uit te voeren. “Ik denk dat er sprake was van een soort moeheid, ook omdat jarenlang de aandacht werd opgeëist door de ontwikkeling van de nieuwe campus. Dat je dan even op adem moet komen snap ik wel, maar je moet het uiteindelijk wel gaan doen.”

“Sinds de fusie gingen veel dingen goed, maar er waren ook minder goede kanten: het USC was een bureaucratisch bolwerk, en wat mij opviel was dat er heel weinig informatie voor klanten en bestuur uit voortkwamen. Er zijn binnen het USC wel negentig processen waarover je zou kunnen rapporteren, maar ik moet de eerste goede rapportage nog onder ogen krijgen”, zei Hus. Ook waren de belangrijkste afnemers van het USC, de decanen, ontevreden over de kwaliteit van de dienstverlening. “Decanen klaagden over de service: de telefoon werd te laat opgenomen, de verwarming deed het niet, de audiovisuele voorzieningen waren onbetrouwbaar, de samenwerking met de faculteiten liep niet goed en ze hadden voor hun gevoel te weinig invloed op het functioneren van het USC”, vertelt Hus.

Tegelijk dreigt er een tekort van anderhalf miljoen euro per jaar. Maar meer geld komt er niet bij, zegt Hus. “Er gaat al 90 miljoen euro per jaar naar het USC. Maar elke euro die naar ondersteunende diensten gaat, kan niet naar onderzoek en onderwijs.”

Directeur vertrokken

Twee maanden geleden vertrok USC-directeur Kees Lansbergen. Hus volgde hem op, om te zien hoe de processen binnen het USC verliepen en om aan te kunnen schuiven bij de managementvergaderingen. Sindsdien speelt Hus een dubbelrol, waarin hij als USC-directeur rapporteert aan het College van Bestuur, waar hij zelf deel van uitmaakt. Dat is ondervangen door de verantwoordelijkheid voor het USC bij Collegevoorzitter Kristel Baele te leggen. De Universiteitsraad heeft moeite met deze constructie, maar op termijn verdwijnt de functie van USC-directeur helemaal, belooft Hus.

Verzakelijking

Om de bedrijfsvoering bij het USC te verbeteren, zullen faculteiten ook zaken moeten aanpassen, benadrukt hij. “Het is nu niet altijd duidelijk met wie van de faculteit het USC aan tafel zit”, vertelde Hus hierover. “De ene keer is dat een decaan, de andere keer een faculteitsdirecteur en weer een andere keer een controller. Dan is het ook onduidelijk wat voor mandaat iemand heeft.” In de toekomst wordt dat altijd de facultair directeur, die over de bedrijfsvoering gaat. Nog niet alle faculteiten hebben een facultair directeur.

Hus spreekt van een ‘verzakelijking’. “Ik krijg nu bijvoorbeeld een investeringsvoorstel voor 600.000 euro in audiovisuele middelen voor een faculteit. Nu is vaak niet duidelijk wie deze kosten voor zijn rekening neemt. Straks kan ik tegen de facultair directeur zeggen: als we dit investeren, betaal je dat dan ook?”

Centraal loket

Niet alle centrale diensten van het USC worden opgeheven. Het centrale loket van het USC blijft bijvoorbeeld. En als alle afdelingen weer grotendeels zelfstandig worden, blijft de naam USC dan bestaan? Dat vindt Hus niet zo belangrijk. Goede kwaliteit dienstverlening voor studenten, docenten en faculteiten tegen de juiste prijs is zijn doel. “We moeten wel van die afkorting af. Boven de deur van de servicebalie staat nu bijvoorbeeld ‘USC frontoffice’. Dat zegt studenten en medewerkers vaak helemaal niets. Ik heb opdracht gegeven om dat te vervangen door bijvoorbeeld ‘servicebalie’.”

De plannen zijn inmiddels grotendeels afgestemd met de decanen, het management van USC en de Universiteitsraad. Begin juli spreekt Hus met de dienstraad van USC over de plannen. Na de zomer zal het reorganisatieplan voorgelegd worden aan andere belanghebbenden, zoals de medezeggenschap en de vakbonden.