De reorganisatie van de ondersteunende diensten van de EUR is een feit: op 12 mei startte het University Support Centre na een fikse reorganisatie met enige vertraging. De bestuurder en kwartiermaker moesten op het eind nog even alle zeilen bijzetten om de medezeggenschapsorganen mee te krijgen en voldoet de universiteit nu aan de afspraken met het ministerie over de overhead. Is de reorganisatie hiermee gelukt?
Bottleneck in de gesprekken met de medezeggenschaporganen was het uitgangspunt voor de reorganisatie: dat de basis van de dienstverlening van de ondersteunende diensten na het programma BV2013 op orde is, en dus de ondersteuning beter en efficiënter kan worden georganiseerd in een nieuw te vormen University Support Centre (USC). Daarbij zouden 60 voltijdsbanen moeten verdwijnen in de generieke ondersteuning en zo’n 3 miljoen euro moeten worden bezuinigd.
Maar de veronderstelling dat je tegelijk kunt bezuinigen én een betere dienstverlening kunt leveren, wilde er bij de medezeggenschap (Universiteitsraad, EUROPA en dienstcommissies) niet in. Het kostte bijna een jaar om dit verschil van inzicht te overbruggen. Pas toen dat was gelukt, begin dit jaar, en er flink was geschrapt in – wat de medezeggenschap ervoer als – al te ronkend managersjargon in het reorganisatieplan, gaven de inspraakclubs hun jawoord: op 12 mei was het USC een feit. Verantwoordelijk lid van het College van Bestuur, Bart Straatman, blikt terug.
Waarom duurde het zo lang voordat jullie doorhadden waar de medezeggenschapsorganen zich tegen verzetten?
“In het eerste plan schetsten we in taalgebruik en in uitgangspunten te veel de toekomstsituatie, en namen we te weinig zorg weg bij de medezeggenschap voor het oplossen van kortetermijnproblemen. In tegenstelling tot wat wij hadden verwacht, was de basis niet op orde; daar hadden ze gelijk in. Het gat tussen ons plan en de realiteit was te groot. Vooral bij de ICT blijkt het systeem om onverklaarbare redenen instabiel, waardoor we niet voldeden aan de randvoorwaarden die we onszelf gesteld hadden in het plan.
“Neem de bedrijfssoftware SAP, dat moest efficiencywinst opleveren bij het digitaal verwerken van facturen. Als dan blijkt dat bepaalde systemen niet samenwerken, en digitale facturen alsnog moeten worden uitgeprint en opnieuw ingescand, dan snap ik dat de irritatiegrens tot híér zit. Toen we toezeggingen aan de medezeggenschap deden dat er extra handen beschikbaar blijven om lopende problemen op te lossen, zag je iedereen tot rust komen.
“Aan de kant van de medezeggenschap hebben ze ook leren inzien dat de USC-vorming juist kan bijdragen aan het op orde brengen van de basisdienstverlening.”
Uiteindelijk is er voor ‘slechts’ zes medewerkers geen passende functie gevonden binnen de universiteit. Nogal een verschil met de begin 2014 aangekondigde 60 fte’s die moesten verdwijnen. Hoe kan dat?
“Het betreft hier functies die konden worden opgeheven na het samenvoegen van bijvoorbeeld de ICT-ondersteuning van de faculteiten. Verder investeren we in mensen, door ze een opleiding te geven waarmee ze passen in de functie die ze nu hebben gekregen. De in het verleden genoemde mismatch tussen het bestaande personeelsbestand en de openstaande functies bleek gelukkig in veel gevallen overbrugd te kunnen worden. Met de huidige bezuiniging van 47 fte’s voldoen we aan de normen van de prestatieafspraken die we met het ministerie hebben gemaakt.”
Is medewerkers niet onnodig schrik aangejaagd door over zulke grote getallen te spreken?
“De boodschap was: het gaat hier om een stevige procedure, en we gaan ons stinkende best doen om die zo sociaal mogelijk te laten verlopen, maar we kunnen gedwongen ontslagen niet uitsluiten. Ook heb ik duidelijk willen maken dat we werken aan een fundamentele omslag van werken, en dat dat wat vraagt van mensen. Dat we nog zo veel vacatures open hadden staan, heeft enorm geholpen, want dat gaf de ruimte om te investeren in mensen en ze geschikt te maken voor een andere functie.
“Je kunt ook zeggen dat de reorganisatie gelukt is, ondanks de hiccup met de medezeggenschap. We hebben ons sociale gezicht kunnen laten zien.”
Wat is de rol geweest van de medezeggenschap?
“De medezeggenschap heeft het plan sterk verbeterd. Hun interventie (de dreiging dat ze het reorganisatieplan zouden wegstemmen, red.) is goed geweest. Ze hebben goed werk verricht voor de betrokken medewerkers en waren een serieuze gesprekspartner voor het College van Bestuur.” WG
Van 60 naar 6 fte’s
• Van de 60 voltijdsbanen die bij de generieke ondersteuning moest verdwijnen, vielen er 47 onder het USC, en 13 onder de faculteiten.
• Van die 47 waren 44 geen functievolger
• Van die 44 zijn er 30 geplaatst op bestaande vacatures
• Van die 30 blijven 5 in een functie op hetzelfde niveau, 1 gaat naar een lichtere functie, 24 gaan naar een zwaardere functie (waarvan 22 één schaal hoger en 2 twee schalen hoger) Binnen één – of soms twee jaar – moet blijken of de herplaatste medewerkers voldoen aan de functie-eisen van de nieuwe functie. Zo niet, dan kan het alsnog betekenen dat ze hun baan verliezen.
• Van de 14 overige niet-functievolgers zijn er 2 zelf vertrokken, met 6 is er een afspraak gemaakt voor het verrichten van passende werkzaamheden (bijvoorbeeld omdat ze vlak voor hun pensioen zitten). Voor 6 medewerkers geldt dat er voor hen geen geschikte functie is; zij krijgen ondersteuning aangeboden bij het vinden van een baan buiten de universiteit.
