De Erasmus Universiteit wil voor het wetenschappelijk personeel overgaan op een systeem van gedeelde werkplekken: Twee werkplekken voor drie wetenschappers: een besparing op de huisvestingskosten van 33 procent. De besparing wordt direct zichtbaar in de jaarrekening van de Universiteit. Het aantal publicaties per vierkante meter academische kantoorruimte stijgt met een reuzesprong. Voor accountants om van te watertanden!
Maar deze besparing is penny wise, pound foolish. Het niet meer beschikbaar stellen van een vaste werkplek voor wetenschappelijk personeel levert vanuit kostenperspectief een geringe besparing op, maar brengt gederfde opbrengsten met zich mee die veel groter zijn dan deze besparing.
Wetenschappers zijn (oneerbiedig gezegd) de belangrijkste ‘productiemiddelen’ van een universiteit. Excellente wetenschappers zijn schaars en duur. Het laten functioneren van zulke kostbare resources in suboptimale condities is kortzichtig en aantoonbaar contraproductief. Het is als bij een tuinder die duur groentezaad koopt en vervolgens, om kosten te besparen, zijn planten te weinig water geeft.
Huisvestingskosten minimaal vergeleken met personeelskosten
Een raming op basis het Jaarverslag 2023 van de EUR leert dat bij het wetenschappelijk personeel huisvestingskosten ongeveer 3 procent van de personeelskosten bedragen. Op het totale budget van de EUR is de besparing als gevolg van gedeelde werplekken niet meer dan een rimpeling: ongeveer een derde van een procent. Deze besparing lekt overigens volledig weg door de dagelijkse omschakelings- en coördinatiekosten van de medewerkers1. Waarom bij zulke geringe besparingen zulke grote risico’s nemen?
Wetenschappelijk onderzoek
Er is veel wetenschappelijk onderzoek over het effect van gedeelde werkplekken. Een recent Canadees artikel integreert de uitkomsten van 23 studies. Samenvatting van de uitkomsten: het systeem van vaste werkplekken scoort over de hele linie beter dan het systeem van gedeelde werkplekken. Dit geldt bijvoorbeeld voor indicatoren zoals sociale relaties (interactie, communicatie), cognitieve prestaties (concentratie, flow), werkvoldoening (commitment, betrokkenheid) en gezondheid en welzijn (stress, mentale gezondheid). Bij vaste werkplekken is er bovendien minder sprake van een neiging om te vertrekken, minder cognitieve stress en lager ziekteverzuim. Op een grote Zweedse universiteit werd een systeem van gedeelde werkplekken ingevoerd. De uitkomsten over de situatie van na de overgang: (i) minder gemeenschapsgevoel; (ii) meer thuis werken; (iii) minder steun van collega’s en leidinggevenden; (iv) lagere tevredenheid met het werk; en (v) grotere neiging om ander werk te zoeken. Op geen enkel aspect van de fysieke of psychosociale werkomgeving was de score na de overgang beter dan ervoor.
Het citaat in de kop van het artikel in EM van 24 oktober, ‘Wel efficiënter, maar voelt wat minder warm aan’, zit er volledig naast en is een gevaarlijke onderschatting van de negatieve gevolgen van gedeelde werkplekken. Die zijn helemaal niet efficiënt (zeker niet op termijn) en de psychosociale nevenschade bij wetenschappers is ernstig, met alle gevolgen voor hun inzet en productiviteit. Een indicatie daarvoor zijn de uitkomsten bij Econometrie: “Veel medewerkers van de afdeling Econometrie zijn ontevreden over de flexwerkplekken. Bijna de helft werkt daardoor vaker vanuit huis. Ook zijn ze voor hun gevoel minder productief. Dit blijkt uit de evaluatie van een flexwerkpilot.”
Een bruisende academische gemeenschap kenmerkt zich door intensieve interactie tussen de leden. Dit is het hart van het universitaire bedrijf. Zulke interacties dragen significant bij aan de productiviteit van het wetenschappelijk onderzoek, niet alleen kwantitatief (door de aanwijzingen van collega’s worden onderzoekers efficiënter), maar ook kwalitatief (de vraagstellingen worden scherper en de analyses diepgaander). De betere papers die hiervan het gevolg zijn worden geaccepteerd door wetenschappelijke tijdschriften met een hogere ranking, hetgeen vervolgens leidt tot meer succes bij financieringsorganisaties zoals NWO, met het uiteindelijke resultaat van meer euro’s naar de EUR.
Wetenschappers hebben een rustige werkplek nodig waar ze zich zonder stress kunnen concentreren en de universiteit moet zo’n plek bieden. Het gaat niet aan om te zeggen: “Dat doe je dan maar thuis” (waar overigens lang niet altijd zo’n werkplek is). Voor veel wetenschappers maakt hun werkplek op de universiteit deel uit van hun identiteit. Hier staan hun boeken (ook in het digitale tijdperk nog steeds belangrijk) en dit is de omgeving waarin ze studenten en andere bezoekers ontvangen. Het niet hebben van een eigen werkplek brengt een gevoel van vervreemding met zich mee. De universiteit wordt minder aantrekkelijk. Uitstekende wetenschappers vertrekken naar instellingen in binnen- of buitenland met betere werkfaciliteiten en het wordt moeilijker om topkwaliteit aan te trekken. Een gedaalde reputatie zal ook minder studenten naar de Erasmus Universiteit trekken.
Negatief effect pas later
Een effect van vertraging werkt hierbij verhullend. De besparing op de huisvestingskosten komen direct in de begroting. De negatieve effecten op de productiviteit, vooral op de kwaliteit van de output, worden pas later zichtbaar. Bestuurders kunnen in de verleiding komen om de besparingen alvast maar te incasseren. Als de nadelige gevolgen duidelijk worden zijn zij al vertrokken. We vertrouwen erop dat ons CvB wel een langetermijnvisie heeft.
Excellente wetenschappers vormen de kerncompetentie van een universiteit. Bezuiniging op hun werkplekfaciliteiten werkt letterlijk contraproductief. Het nemen van risico’s op dit punt is onverantwoord. We hebben er met zijn allen belang bij dat de Erasmus Universiteit een topuniversiteit blijft.
Berend Wierenga is emeritus hoogleraar Marketing aan de Rotterdam School of Management (RSM). Hij was voorzitter van het marketingdepartment, decaan van de RSM, wetenschappelijk directeur van het Erasmus Research Institute of Management en bestuurslid van het Gebied Maatschappij en Gedragswetenschappen (MAGW) van NWO.
- In een langere versie van dit artikel worden deze berekeningen toegelicht. Daarin staat ook meer informatie over het wetenschappelijk onderzoek dat hierna wordt genoemd. De lange versie kan worden opgevraagd bij de auteur ([email protected]). ↩︎
Probleem is dat ze de leiding niet wilt luisteren naar alle waarschuwingen over flexplekken. Maar dat is natuurlijk logisch omdat de leiding vaak zelf geen flexplekken heeft en als ze die hebben bijna hele dagen in vergaderingen zitten zodat ze geen ervaring hebben om 8 uur per dag op een flexplek te zitten 5 dagen per week. Dus hun ervaringen met een flexplek is totaal anders dan de werknemer die 8 uur per dag op zo’n plek moet zitten.
Ik vind het een zeer goed onderbouwd stuk van prof. Wierenga. Goed dat eminente wetenschappers hun licht laten schijnen over dit belangrijke thema en het CvB nogmaals attenderen op de schadelijke effecten. Het is erg jammer dat Real Estate en het CvB beleid doorzetten waarvan empirisch gezien duidelijk is dat het contraproductief is. Mij lijkt het verstandig om een pas op de plaats te maken, en te herbezinnen of gedeelde werkplekken wel een goed idee zijn. Als EUR pilots en data van andere universiteiten laten zien dat het op lange termijn de universiteit schaadt, dan moet zulk beleid niet worden doorgedrukt, maar worden hierzien. “Beter ten halve gekeerd, dan ten hele gedwaald”, luidt een bekend Nederlands spreekwoord.
Als we er eens vanuit gaan dat ook bij de centrale diensten Toppers werken die, ook al leveren ze geen wetenschap op, toch een enorme bijdrage leveren aan het functioneren van deze universiteit. Als we daar vanuit gaan dan zouden we, in lijn met het artikel, ervoor moeten zorgen dat al die mensen weer een eigen vast werkplek krijgen (met ruimte voor foto van de partner, leuke kamerplant en de boeken die je thuis niet wilt hebben,…). Dat wordt dan wel een bouwopgave voor de EUR, want de centrale diensten werken al jaren met flexwerkplekken (factor 0.7 plek per medewerker) waarbij hun hele hebben en houden in gedigitaliseerde vorm via een laptop beschikbaar is.
In lijn met het artikel dat zo goed benadrukt hoe belangrijk een vaste werkplek is voor belangrijke medewerkers stel ik dan voor om wat minder wetenschappers aan te stellen zodat de bijkomende huisvestingskosten voor de rest van het personeel gedragen kunnen worden.
Of was de eigen vaste werkplek (voor sommige medewerkers) toch iets minder heilig.
Een uitstekende bijdrage van Berend Wieringa. Flexplekken worden vaak in een adem genoemd met “het nieuwe werken”, waarbij de werknemer relatief vaak thuis werkt. Nieuw is dit overigens niet. Ik herinner me verjaardagen van mijn ouders waar twee buurmannen te gast waren die werkten bij de Provincie Drenthe. In 1973 was in Assen een nieuw proviciehuis in gebruik genomen, en daar werd gerealiseerd wat ons CvB nu in Rotterdam van plan is. Ze waren furieus over hun nieuwe werkomgeving. Zo furieus dat ik me 50 jaar na dato nog de naam van de binnenhuisarchitect herinner: Kho Liang Ie. Hij ontwierp ook meubels, en die zijn er nog steeds, maar al zijn kantoorinrichtingsprojecten zijn mislukt. Zoals Berend Wieringa overtuigend laat zien: er is inmiddels ook wetenschappelijk bewijs dat dit penny wise pound foolish is. Laat aan de EUR wijsheid doorslaggevend zijn.