Sinds oktober 2023 loopt er een pilot voor flexwerkplekken bij de afdeling van de Erasmus School of Economics. De invoering van gedeelde werkplekken is noodzakelijk om de groeiende afdeling te blijven huisvesten op het souterrain van het E-gebouw, vertelt directeur Dennis Fok. “We willen dus de beste oplossing vinden binnen de door de EUR gestelde restricties van de beschikbare vierkante meters”, zegt hij. Bovendien verhuist de faculteit over een paar jaar naar het Tinbergengebouw, waar nog minder ruimte beschikbaar is dan nu.
Minder productief en vaker thuiswerken
De afdeling heeft gemeten hoe medewerkers de nieuwe werkomstandigheden ervaren. 40 procent van de respondenten vindt dat flexibel werken een negatieve impact heeft op hun productiviteit. Er zijn minder collega’s aanwezig op de campus en ook het feit dat ze elke dag opnieuw de werkplek moeten inrichten draagt daar aan bij.
Werkplekken moeten nu gereserveerd worden, en daar zijn de medewerkers ook niet blij mee. “Vroeger wist ik zeker dat ik altijd een vaste plek op kantoor had, maar nu is dat niet meer het geval – ook al weet ik dat er ergens een bureau vrij zal zijn. Hierdoor ervaar ik de universiteit niet langer als een plek waar ik altijd terecht kan. Dat vind ik minder prettig”, zegt een van de medewerkers in de evaluatie.
De grootste drempel voor medewerkers is volgens Fok de noodzaak van meer planning. “Het is lastig om ad-hoc online vergaderingen te hebben als je een kantoor deelt. Mensen moeten meer plannen om ervoor te zorgen dat er bijvoorbeeld een vergaderruimte beschikbaar is. En dat is belastend.”
Promovendi positiever
Promovendi zijn over het algemeen positiever over de nieuwe opzet dan de rest van het personeel. “Voor hen is het weinig veranderd. Zij deelden altijd al een kamer met meerdere mensen en nu kunnen ze de vergaderruimtes makkelijker boeken”, licht Fok toe.
De conclusie is dat de invoering van flexplekken hoge kosten voor medewerkers met zich mee brengt, vervolgt Fok. “Het lijkt alsof deze kosten niet zijn meegewogen bij het besluit van de universiteit om alle afdelingen over te laten gaan naar deze manier van werken.”
Ik stel voor dat we alle onderzoekers en docenten vervangen door hologramboxen. Efficient, ruimtebesparend en scheelt in de schoonmaak- en koffiekosten! Als ze opnamens eenmaal gemaakt zijn, kunnen ze jaarlijks met AI-programmatuur worden aangepast en via de diverse leeormgevingen aan studenten beschikbaar worden gesteld. Een innovatieve manier om te besparen op de toegenomen persooneelskosten.
Ik ken geen internationale topuniversiteiten waar professoren met een vaste aanstelling flexkantoren hebben. Het lijkt erop dat de beslissingen over flexkantoren zijn genomen zonder overleg met de wetenschappelijke staf, zonder veel aandacht voor de langetermijneffecten op productiviteit, aanwezigheid op de campus, werving van nieuw talent, en welzijn van de medewerkers. De universiteitscultuur is eeuwen oud en ik hoop dat deze resultaten ons dwingen om een aantal keuzes te heroverwegen, of toch op zijn minst meer tijd te nemen om zorgvuldig na te gaan of deze “nieuwe manier van werken” wel goed uitpakt en wenselijk is.