Bij de afdeling Econometrie aan de Erasmus School of Economics (ESE) is vorig jaar een pilot gestart om medewerkers te laten wennen aan flexwerkplekken. Apparatuur is geïnstalleerd in het souterrain van het E-gebouw, waar de afdeling zich bevindt: alle werkplekken hebben verstelbare bureaus en stoelen, en een pc met twee schermen, een camera en een dockingstation.
Flexwerk is geen nieuw concept op campus Woudestein. Sinds 2017 gebruiken medewerkers in het Sandersgebouw bijvoorbeeld al gedeelde werkplekken. Op termijn wil de EUR dat alle afdelingen gedeelde werkplekken toepassen: het komt erop neer dat drie medewerkers twee bureaus moeten delen.
Wat is de belangrijkste reden voor deze transitie? “We hebben op dit moment onze gebouwen niet optimaal benut”, antwoordt directeur Marijke Weustink van Real Estate and Facilities. Uit de bezettingsgraadmeting in november 2022 bleek dat de gemiddelde bezetting van kantoren onder de 25 procent lag. “Die lege vierkante meters moeten we nog steeds onderhouden, en dat is niet duurzaam”, vervolgt ze. “De huidige financiële situatie geeft er natuurlijk een extra push aan, maar dat is niet de aanleiding.”
Het idee is dat medewerkers van Econometrie worden ingedeeld in clusters van acht personen met zes werkplekken. Elke dag moeten ze een werkplek boeken via een online reserveringssysteem.
In de praktijk hebben ze een vast schema voor de bezetting. “Wij spreken binnen de cluster af wie op welke dag waar zit”, vertelt hoogleraar Albert Wagelmans, die zijn kantoordagen meestal in dezelfde kamer doorbrengt. “Normaal gesproken zit ik bijvoorbeeld hier op donderdagen, maar als ik er een keer niet ben, laat ik dat weten aan mijn groep. Dan kan iemand anders de plek gebruiken.”
Geen pilot bij de ESSB
Terwijl medewerkers bij Econometrie een jaar krijgen om te wennen aan de nieuwe werkwijze, kregen de medewerkers van de Erasmus School of Social and Behavioural Sciences (ESSB) vlak voor de zomer te horen dat ze moesten flexwerken. Op de zestiende verdieping van het Mandeville-gebouw hebben medewerkers binnen een paar weken hun spullen ingepakt en ‘de nieuwe norm’ gevolgd.
Dat de ene faculteit eerst een pilot uitvoert, terwijl de andere binnen enkele weken overstapt naar gedeelde werkplekken, is volgens directeur Marijke Weustink en accountmanager kantoorruimte Arnoud de Jong van de Real Estate and Facilities (REF) een normale gang van zaken. “De behoeften en de fase van elke afdeling zijn verschillend, dus de aanpak is niet altijd hetzelfde”, zegt Weustink.
Niet betrokken
Medewerkers worden niet echt betrokken bij het besluit over de indeling van hun faculteit, vertelt onderzoeker en universitair hoofddocent Marjan Gorgievski van de ESSB. Ze wist dat er een werkgroep bezig was geweest met het plan. “Maar ze namen de rest van de faculteit niet bij de hand gedurende het proces”, vervolgt ze.
Toen ESSB-medewerkers hoorden dat ze afscheid moesten nemen van hun vaste werkplekken, kregen ze inspraakdagen. “Mensen konden hun bedenkingen op tegeltjes en posters schrijven, maar het besluit stond eigenlijk al vast”, zegt Gorgievski. “Dus de plannen konden nog maar marginaal worden bijgesteld, zoals het veranderen van een geplande inspiratieruimte in een werkkamer voor promovendi.”
Hoogleraar Economie Bauke Visser had een vergelijkbare ervaring. Zelf zit hij in een werkgroep voor de inrichting van de toekomstige huisvesting van de faculteit in het Tinbergengebouw. “Ik heb het gevoel dat wij in de werkgroep alleen nog maar de plek van de scheidingswandjes mogen kiezen. De rest is al bepaald. We kunnen onze faculteit dus niet zelf inrichten”, zegt hij.
Een werkomgeving inrichten moet je zien als een puzzel leggen, reageert accountmanager De Jong. “De ruimtes moeten afgestemd zijn op het aantal mensen en de functies om effectief te kunnen werken. Per organisatieonderdeel of faculteit kan zelf gekozen worden voor het aantal stilteplekken, en of er al dan niet een reserveringssysteem wordt gebruikt”, vervolgt hij. “En dan is het voor Tinbergen nog eens extra ingewikkeld. Het gebouw is niet flexibel, het is een monument en er zit een vaste structuur in. Daar kunnen we en mogen we niet van afwijken.”
Concept werkt niet voor onderzoekers
Bij alle afdelingen, dus ook later in het Tinbergengebouw, verdeelt REF de ruimte in drie zones: rust, ruis en rumoer. “Voor alle werkzaamheden die je doet, kun je een plekje vinden dat daarbij past. Dus als je gezellig met collega’s wil werken, zit je in de ‘ruis’ of ‘rumoer’. En als je geconcentreerd wil werken, ga je naar een ‘rust’-zone”, licht De Jong toe.
“Dat concept is bedacht voor rijksambtenaren”, reageert hoogleraar Visser. “De activiteiten van een gemiddelde wetenschapper wijken daar nogal van af. Mensen denken misschien dat docenten vooral in de collegezaal staan, maar je moet ons ook zien als onderzoekers, schrijvers en lezers. We hebben een rustige omgeving nodig om te kunnen werken, en dat lukt veel slechter met een gedeelde flexwerkplek.”
Minder binding met de omgeving
Gedeelde werkplekken zijn niet altijd handig, vinden medewerkers. De opstarttijd duurt langer omdat je je elke dag opnieuw moet installeren op een bureau. Aan het einde van de dag kun je je spullen niet meer laten liggen.
Met een flexplek krijg je daarnaast minder binding met je omgeving, zegt Gorgievski. Want de werkplekken mag je niet personaliseren. “En dat vind ik jammer”, zegt ze. “Vroeger had ik een grote poster waarop je kon kleuren, maar nu past hij nergens, dus ik moest hem weggooien.”
Ook econometrist Wagelmans moet zijn persoonlijke spullen inruimen. Hij bewaart nu zijn familiefoto’s in een gezamenlijke gesloten kast. “De werkplekken zijn misschien wel efficiënter geworden, maar ze voelen ook wat minder warm aan. Ons beroep heeft creativiteit nodig. Onderzoek is niet alleen iets opsporen, maar het gaat ook vaak over nadenken over nieuwe concepten. Daarvoor is het wel belangrijk dat je in een inspirerende omgeving zit.”
Ondanks de regels kun je volgens Weustink de werkplekken nog steeds een beetje personaliseren: “Het klopt dat je geen spijker mag slaan in de muur en je je eigen kunst niet mag meenemen, maar op de EUR hebben we een fantastische kunstcollectie waaruit je iets kunt kiezen om op de werkplek of afdeling op te hangen.”
Opkomst
Wat Wagelmans ook opmerkt, is dat collega’s vaker kiezen om thuis te werken uit angst dat ze geen geschikte plek kunnen vinden op kantoor. En dat moet je als universiteit niet willen, zegt hij. “Een universiteit moet een plek zijn van ontmoeting, van gedachte-uitwisseling. En contact met collega’s is waardevol, want daar komen vaak goede ideeën uit.”
“Ik begrijp de angst”, zegt De Jong. “Maar gezien de bezettingsgraad en het aantal werkplekken op de campus, is de kans dat je geen plek kan vinden binnen jouw faculteit eigenlijk nul. Misschien is de plek waar je normaal zit bezet, maar dan kun je altijd op een andere plek zitten”, licht hij toe.
Sommigen wel blij
Promovendus Nathan Kaye van ESSB is juist blij met zijn nieuwe plek. Als buitenpromovendus had hij geen toegewezen werkplek, laat staan een sleutel van een kamer. “Het was de bedoeling dat ik altijd in de flexruimte werkte. Daardoor had ik het gevoel dat ik er niet echt bij hoorde”, vertelt hij. “Toevallig was een andere promovenda niet vaak op kantoor, dus ik kon bijna altijd op haar plek zitten.”
Na de inspraak van medewerkers heeft de faculteit een ruimte ingericht voor promovendi. “Ook voor buitenpromovendi zoals ik”, zegt Kaye. “Op de dagen dat ik hier ben, deel ik de ruimte met acht mensen. Tot nu toe hebben we meer bureaus dan mensen, dus je hebt altijd een plek”, vertelt hij. “Ik vind het vooral heel prettig dat er een kamer is waar ik bij hoor. Ik krijg er nu ook een sleutel van.”
Het gekke is dat juist veel bedrijven flexplekken weer afschaffen omdat het niet werkt. Mensen op flexplekken melden zich vaker ziek en hebben vaak klachten omdat bureau’s en stoelen niet goed zijn ingesteld.
Flexplekken waren ooit bedoeld voor mensen die maar even een uurtje een bureau nodig hadden op kantoor voordat ze op pad gingen voor hun bedrijf. Niet voor mensen die 5 dagen per week 8 uur per dag op kantoor is want men gaat er maar vanuit dat iedereen kan thuis werken maar die mogelijkheid heb ik niet.
Daarnaas heb je het gevoel je privacy totaal kwijt te zijn in zo’n grote kantoortuin.Je voelt je alsof je constant in de gaten wordt gehouden .
Ook klimaatbeheersing is vaak niet te regelen. De ene heeft het altijd koud de andere altijd warm wat ook spanningen oplevert.
Wat ik erg mis in dit artikel is hoe onhandig het delen van een kantoor is met meetings. Met een meeting stoor je je kamergenoot enorm. En op het moment van inplannen weet je meestal niet of je kamergenoot aanwezig zal zijn. En zelfs als je dat weet, dan weet die kamergenoot zelf vaak ook nog niet of ze geconcentreerd bezig moeten op het tijdstip van de meeting.
Dus voor de zekerheid plan je dan maar een meeting room. Met als gevolg dat veel schaarse kantoorruimte verspild wordt aan meeting rooms die vaak leegstaan. Of als even spontaan met iemand wil praten over onderzoek, dan zul je net zien dat alle meeting rooms bezet zijn.
Ook zijn het aantal online meetings sinds de pandemie geëxplodeerd. We hebben op elke werkplek daarvoor nu ook een mooie camera. Maar in de praktijk worden die zelden gebruikt, want een online meeting stoort je kamergenoot enorm.
Bij het doen van onderzoek is meestal veel concentratie nodig. Het type concentratie dat je nodig hebt bij het lezen van een ingewikkeld stuk tekst. Dan is het vreselijk als er iemand naast je zit te telefoneren.
Anderzijds kan het zijn dat een scriptant een persoonlijk probleem wil bespreken, omdat ze advies willen over hoe ze daarmee om kunnen gaan tijdens hun scriptietraject. Dan is het ook niet wenselijk dat er nog een derde zit mee te luisteren.
Voor mijn gevoel is het juist preciés het soort baan waarvoor het delen van een kantoor niet geschikt is
Een flexibel 1-persoonskantoor is ok (dat je niet elke dag op dezelfde plek zit). Maar omdat de universiteit wil bezuinigen op vierkante meters, is de afweging een mini 1-persoonskantoortje (zo klein dat er van de ARBO niet eens een kastje laat staan een tafeltje bij mag), of een 2-persoonskantoor.
Al op 2 maart 2020 werd de kantoortuin uiterst kritisch besproken in een redactioneel commentaar in NRC Handelsblad (“Het moderne kantoor hoeft echt geen open inrichting te zijn”). Japke-D. Bouma heeft daar in dezelfde krant nog diverse enerzijds hilarische, maar anderzijds droevig stemmende columns over de nadelen van het allang achterhaalde kantoortuinconcept aan toegevoegd. Deze stukken lijken het CvB van de EUR volledig ontgaan te zijn.
Een triest voorbeeld is de verbouwing van het Sandersgebouw. Daar is de architect in zijn minachting voor de functionaliteit van het gebouw zelfs zover gegaan om her en der gaten in de vloeren te laten maken, waardoor de aan het kantoortuinconcept inherente geur- en geluidshinder zich nu ook over diverse verdiepingen tegelijk kan verspreiden. Voeg daaraan toe het verlies aan nuttig vloeroppervlak en het feit dat de warmte onstuitbaar opstijgt naar de bovenste verdieping, en het is duidelijk dat hier sprake is van een vreselijke vergissing.
De kantoortuin is niet meer dan een botte bezuinigingsmaatregel. Het concept is totaal ongeschikt voor de universiteit. Zoals anderen ook opmerken: je moet als wetenschapper rustig in je eigen hokje kunnen nadenken, telefoneren, er een student te woord staan en er je spullen laten liggen om de volgende dag door te gaan waar je gebleven was. Een universiteit die dat niet faciliteert doet haar eigen personeel tekort.
Alles wat Tammo Wallinga zegt en nog een toevoeging: in de inzet bij dit artikel staat volkomen ten onrechte “Sinds 2017 gebruiken medewerkers in het Sandersgebouw bijvoorbeeld al gedeelde werkplekken”.
In het gedeelte dat voor ESL is bestemd is dat totaal niet waar.
Er is een raar soort indeling met kamers voor 4 bureaus en verder in allerlei hoekjes en nisjes een soort open kantoorruimte waar praktisch iedereen gewoon zijn eigen plek heeft. Niets flexibels aan dus. Een beetje het slechtste van beide werelden: geen concentratie en geen flexibiliteit.
Ik denk dat alleen fabrikanten van noise-cancelling koptelefoons blij zijn met deze waanzin.
Ik heb alleen eigenlijk één vraag: moeten de directeuren ook hun ruimte delen of houden die een kantoor voor zichzelf?
Want bijvoorbeeld het college van bestuur heeft mooie ruime kamers voor hun zelf waar makkelijk 8 man in kunnen zitten.
Natuurlijk niet, stel je voor zeg, het idee alleen al. Zij zijn namelijk management en doen dus veel belangrijker werk dan hoogleraren en onderzoekers.
Sommige varkens zijn namelijk gelijker dan andere.
Wat nog ontbreekt bij de reflecties van medewerkers, is het effect van flexwerkplekken op het aantrekken en het behoud van excellente wetenschappers. De internationale norm is nog steeds dat wetenschappers een eigen kantoor hebben, dus voor job market kandidaten wordt de EUR gewoon minder aantrekkelijk.
Een ander punt dat opvalt, is dat de lage bezettingsgraad wordt gezien als reden om te gaan snoeien in de kantoorruimte, in plaats van dat er actief beleid wordt gevoerd om de bezettingsgraad omhoog te krijgen. Hoe motiveer je mensen om naar kantoor te komen? Er zijn genoeg architecten die zich buigen zich over dit soort vraagstukken en die inspirerende omgevingen ontwikkelen. De bevinding is dat personalisatie juist belangrijk is, maar bij real estate lijkt men weinig interesse te hebben in de effecten van flexplekken. Het lijkt meer te gaan over kostenbesparing dan over productiviteit, creativiteit, sociale binding. Terwijl dat juist de dingen zijn die op lange termijn de universiteit sterk maken, rankings verbeteren en nieuwe studenten trekken. Human capital is uiteindelijk waar een universiteit op drijft. Jammer dat de universiteit dit soort keuzes maakt, zonder goede inspraak van medewerkers en zonder al te veel oog voor de lange termijn effecten.
Reageren niet meer mogelijk.