“In het bestuur zeggen we steeds tegen elkaar: ‘we hebben drie Eurekaweken georganiseerd’”, vertelt Sander Doude van Troostwijk, voorzitter van het Eurekaweekbestuur van 2020. “De basis van de Eurekaweek is mooi, en wij zagen kansen om het verder te finetunen. Bijvoorbeeld de maandagmiddag en de woensdagavond, die draaiden allebei om de kennismaking van de stad. We wilden meer uit de digitale mogelijkheden van onze app halen. Die ideeën en plannen waren ongeveer begin maart af. Daarna zou de uitwerking volgen.”
Donderdag 12 maart 19.00 uur
Op een persconferentie kondigde premier Mark Rutte nieuwe maatregelen aan om de verspreiding van het coronavirus tegen te gaan. “Het bleek toen een stuk serieuzer dan we eerst dachten, dus gooi je het onderwerp eens op tafel. Ik zei nog: ‘Laten we er een beetje op vooruit lopen, dan worden we later niet verrast.’” Het bestuur ging nadenken over de mogelijkheden. Wat was er eigenlijk online mogelijk? Kleinere groepjes, zou dat een optie zijn? “Als je hieraan begint, teken je voor het organiseren van een evenement voor vijfduizend mensen, maar zou dat nog haalbaar zijn? Vanaf dat moment liepen er meerdere scenario’s naast elkaar waar we aan werkten.”
Het bestuur mocht tijdens de lockdown al vrij snel weer op de campus werken, tot grote opluchting van de voorzitter. “Medewerkers konden in het Polakgebouw werken, en als bestuur zijn wij ook medewerkers. Ik weet heel goed dat er mensen zijn die het zwaarder hadden, en hebben. Wij waren dan ook dankbaar en blij dat we weer samen konden brainstormen. Ooit gebrainstormd via Zoom of Teams? Het schiet niet op, maar we moesten wel plannen maken.”
Beter kunnen brainstormen was niet het enige voordeel van een werkplek op de campus. Je begint ook aan een bestuursjaar om vrienden te maken, vindt Doude van Troostwijk. Dat ging lastig vanuit huis. “Je kwam uit bed, ging ontbijten, liep naar je bureau en klapte je laptop open. Als je die aan het einde van de dag weer dicht deed, zag je elkaar niet meer. We waren alleen nog maar collega’s. Elk mogelijk spel op Zoom hebben we wel gedaan, maar ik ben toch meer fan van elkaar echt zien.”
Dat het bestuur zelf ervoer hoe moeilijk het was om digitaal te bonden, droeg bij aan het latere uitgangspunt van Eurekaweek 2020: de studenten elkaar zoveel mogelijk offline laten ontmoeten. Al was het bestuur daar in deze tijd nog niet mee bezig. “In deze periode bestonden meerdere scenario’s naast elkaar. Alles leek nog mogelijk. De dipjes van ‘shit, alles gaat er anders uitzien’ had ik begin april nog niet. Eén moment staat mij namelijk nog heel duidelijk bij: 21 april, een dinsdag, om 19.00 uur.”
Dinsdag 21 april, 19.00 uur
“We zaten die avond nog op kantoor. Hoe dichterbij de Eurekaweek kwam, hoe langer de dagen op kantoor werden. We wisten natuurlijk dat er ’s avonds weer een persconferentie over de coronamaatregelen zou zijn, dus gingen we samen kijken.” Die avond werd bekend dat het verbod op evenementen met een vergunningsplicht verlengd was tot 1 september, tot na de Eurekaweek dus. Veel van de plannen waar al maanden aan was gewerkt, konden de prullenbak in.
“Je wilt vervolgens geen overhaaste beslissingen nemen, maar je moet knopen doorhakken. Je vraagt jezelf wel af: is dat nodig, overbodig of is het volledig de verkeerde keuze? Je zult moeten doorpakken, anders ben je straks te laat. Het was moeilijk, want niemand kan de toekomst voorspellen. Daar geloof ik in ieder geval niet in”, voegt hij nog lachend toe.
Begin mei bekeek Doude van Troostwijk beelden van de Eurekaweek in 2019. Dat kwam hard binnen, vertelt hij. Die beelden, die sfeer, die had hij ook willen creëren. “Wanneer organiseer je nou een evenement voor vijfduizend mensen? Ik doe dat waarschijnlijk nooit meer.” Het was onduidelijk of de Eurekaweek door kon gaan, maar het bestuur ging aan de slag met een nieuw plan. De tweede versie van de week die ze organiseren. “Ik heb tegen de andere acht leden van het bestuur gezegd: ‘Dit is niet waar jullie je voor opgegeven hebben, ook niet voor de extra druk en stress. Als jullie eruit willen stappen kan dat.’ Ze keken mij aan alsof ik gek was. Echt waar, ik heb geen woorden voor hoe trots ik op iedereen ben. We hebben het samen gedaan.”
De Eurekaweek zoals iedereen die gewend was, zou niet doorgaan. Hoe moet je dan verder? “We hebben drie pijlers: kennismaking met elkaar, de stad en de universiteit. Dat is altijd onze houvast. Met duizenden eerstejaars op één locatie was niet mogelijk. Ons plan was toen om 160 locaties in de stad te regelen waar groepjes een voor een naartoe konden.” Het zou de meest fysieke introductieweek van Nederland worden, en rector magnificus Rutger Engels steunde dit plan volledig, zegt Doude van Troostwijk. “De steun van de universiteit was van grote waarde, van zowel Rutger, als Joop (Matthijsse, hoofd Studentenzaken). We waren maar een paar maanden in dienst, en toch kregen we zoveel vertrouwen. Ze zeiden: ‘Kom maar met een plan. Wij denken mee.’ Dat hadden we nodig voor zo’n ambitieus plan.”
Woensdag 5 augustus, het (push)bericht van 21:19 uur
Het bestuur zat aan een grote tafel wat te drinken, ze hadden net het spel Identity Crisis getest. Een interactief spel in de stad waar je aanwijzingen op een tablet moet opvolgen, speciaal ontworpen voor de Eurekaweek. “Toen kwam het pushbericht van RTL Nieuws binnen. Ik weet niet meer wie het zag, maar diegene zei iets wat ik hier niet kan herhalen. Het kwam neer op: ‘Kijk eens, dit is niet zo leuk.’ En ja, dat verwoord ik dan heel erg netjes.” ‘Kabinet wil introductieweken voor studenten schrappen’, zo luidde de kop van RTL. Weer ging er een streep door de plannen.
“Ik werd vervolgens meer gebeld dan ooit. Het was chaos, maar tegelijk wist ik ook nog van niets. Het was bizar.” Donderdag 6 augustus bleek het toch anders te zitten: de introducties konden waarschijnlijk toch doorgaan, al was het onder voorwaarden. Dit werd ’s avonds bevestigd door het kabinet. “Voor Eurekaweek versie één hadden we negen maanden, voor versie twee vier maanden en voor nummer drie nog geen twee weken. Vrijdag 7 augustus leverden we aan het begin van de middag een plan in. Daar hebben we met Rutger en burgemeester Aboutaleb over gesproken. We kregen een akkoord. ‘Met wat wij nu weten is dit mogelijk’, kregen we te horen. Het hele weekend hebben we de details uitgewerkt. Het waren werkweken van 60 tot 70 uur. We overlegden met stadsbeheer, politie, brandweer en nog zoveel meer instanties. Ze maakten allemaal tijd voor ons.”
Zeven dagen voor het begin van de week werden overuren gedraaid om alles te regelen. “Een van de bestuursleden telde al tijden af naar het begin van de Eurekaweek. ‘Nog vijftig dagen’, ‘nog twintig dagen’ en toen we zo druk waren met het regelen riep hij: ‘nog zeven dagen.’ Nou, die voelde ik wel even. Ik heb de afgelopen maanden vaak gedacht aan de woorden van een voormalig voorzitter: ‘Of je er nou klaar voor bent of niet, de Eurekaweek gaat door.’ Dus zelfs al zijn niet alle details helemaal voorbereid, het begint toch. Dat is waarheid geworden.”
Zondag 16 augustus, 20:00 uur begin van de Eurekaweek
“Al die maanden wisten we: zoiets zullen we nooit meer meemaken. We hebben zo veel geleerd, en zo veel grappen gemaakt over hoe we ons cv zouden updaten. ‘Flexibel’, ‘crisismanagement’, ‘creatieve oplossingen bedenken’, en ga zo maar door. We hebben genoeg gespreksstof opgedaan voor latere sollicitatiegesprekken. We kenden hoge pieken tijdens de voorbereidingen, maar ook was er tegenslag op tegenslag. Gelukkig bleven onze neuzen altijd min of meer dezelfde kant op staan.”
Het begin van de week was spannend, door de coronacrisis nog spannender dan normaal. Maar de Eurekaweekvoorzitter vond de week absoluut verantwoord. “Natuurlijk was er een risico op besmettingen, maar je neemt ook een risico als je boodschappen gaat doen. Wij hebben met zo veel experts gesproken, zo veel informatie en advies gekregen. En van al die partijen kwam er goedkeuring.” Voor de start van de week zat Doude van Troostwijk een keer om de tafel met ‘meneer Aboutaleb’, alle studentenverenigingen waren erbij. “Hij wilde toen vooral met de verenigingen praten, maar wij hebben een hoop geleerd van de lessen die de verenigingen in de maanden ervoor al leerden. Bijvoorbeeld hoe te anticiperen op verschillende reacties van studenten.” Het tweede gesprek ging over de derde versie van de Eurekaweek, en ook over hoe die veilig kon verlopen. “Natuurlijk waren nog last minute uitdagingen, zoals een gidsenkoppel dat het door corona toch niet zag zitten om op pad te gaan met studenten. En dat begrepen wij natuurlijk. De gidsen trokken zich terug en wij regelden vervanging.”
Op zondag 16 augustus begon de Eurekaweek, ’s ochtends al voor het bestuur en de crew, ’s avonds om 20:00 uur voor iedereen. De kramen voor de informatiemarkt op de campus werden opgebouwd, de busjes voor vervoer naar de locaties in de stad ingedeeld. Maandag kwamen de eerste duizend studenten, die rouleerden tussen de drie programmaonderdelen. “In deze week hadden wij waarschijnlijk meer rust en slaap dan alle besturen voor ons. Er was geen avondprogramma en elke dag was hetzelfde.” Waar het bestuur op dag één nog haastig rondliep om alles te regelen, was er op dag vier de rust om met veel mensen ook even te praten. “Je merkte op de tweede dag al dat dezelfde vragen steeds terugkwamen en je de antwoorden wist. Iedereen, van medewerkers tot eerstejaars, waardeerde het dat er een fysiek programma was. De campus kwam weer tot leven. Er is ook wel een last van mijn schouders gevallen. Dat waarvoor we gestreden hebben, is nu geweest.”
Zie hieronder foto’s van het Eurekaweekbestuur tijdens de week.
Het was ’s avonds tijdens de uitzendingen van de talkshow Eureka Live dat Doude van Troostwijk zag hoe groot de Eurekaweek nog was. “Dan kwam alles samen. Je zag foto’s die mensen ingestuurd hadden, we hadden ook toffe sprekers. Zelfs een oud-premier van ons land. Weet je wat mij het meest is bijgebleven van 2019? De momenten in de week waar je het bestuur trots naar elkaar zag kijken van ‘shit, dit hebben wij gewoon gedaan’. Zo’n moment had ik ook wel willen hebben, maar doordat we niet alle vijfduizend mensen bij elkaar zagen was zo’n moment er niet echt. Maar als je wordt aangesproken door eerstejaars die je bedanken, is dat echt cool. Daar deed je het voor.”
En dan nu? Nu gaat Doude van Troostwijk eerst verder met zijn master Accounting and Financial Management. De (online) colleges zijn weer in volle gang. Het bestuur rondt de komende maanden alles af. De financiën worden weer op orde gemaakt, de evaluaties met eerstejaars besproken en de voorzitter gaat traditiegetrouw op zoek naar een nieuw bestuur. “En dan wordt het afwachten of het zwarte gat komt waar iedereen het na een bestuursjaar over heeft.”
