‘De zomerweken zijn hell weeks, maar wel leuke hell weeks’

Voor 99 procent van de tienduizenden mensen die dagelijks op de EUR te vinden zijn, is de zomerperiode de tijd van uitrusten en vakantie vieren. Even geen universiteit met (her)tentamens, deadlines en vergaderingen. Maar er zijn ook ‘bewoners’ van de campus die wel vol aan de bak moeten. Wie zijn deze mensen en wat doen zij op de voor de meeste mensen fijne, lome zomerdagen? Vandaag Sandra Duimel (49), die bij het Erasmus Studenten Service Centrum (ESSC) deze zomer ‘de hel’ moet zien te overleven.

Wat doe jij in hemelsnaam nu nog op de campus?

“Ik ben medewerker bij de front office van het ESSC. Wij regelen alle studentenzaken. Inschrijvingen, afstuderen, tentamens, het talencentrum, verzin het maar. Je kunt ons zien als het doorgeefluik van de faculteiten. Ik werk hier nu voor het derde jaar, daarvoor deed ik soortgelijke werkzaamheden voor de economische faculteit.”

En hoe is dat werk in de zomer?

“Allereerst is het heel, heel warm. De omgevingstemperatuur in dit gebouw laat te wensen over. Ze zeggen dat de airco hier werkt, maar ik heb het nog niet gemerkt. Op de campus wordt het verder naarmate de zomerweken vorderen steeds rustiger, maar bij ons aan de balie zie je een tegenovergestelde beweging: wij zijn de kop van jut.”

“De telefoon staat roodgloeiend. Studenten raadplegen ons voor hun hertentamens, diploma’s, betalingen en cijferlijsten. Nieuwe studenten komen hier met hun ouders en een koffertje aan de balie en dan moeten wij de zaken voor ze regelen. Het zijn ‘hell weeks’, maar wel leuke hell weeks.”

Wat moeten we ons voorstellen bij ‘hell weeks’?

“Om een beeld te schetsen: we moeten 28.000 studenten opnieuw inschrijven – ongeveer de helft lukt het in een keer om alles in orde te hebben. De rest moeten we bellen of mailen omdat iets fout is gegaan. Het BSA is niet goed doorgegeven, het lukt niet met de pasfoto’s, ze hebben een bericht van ons niet gehad of weggegooid, verzin het maar.

“Ik heb de cijfers even opgezocht van vorig jaar. In augustus kregen we 4700 WhatsApp berichten binnen en 6000 e-mails, in juli 2700 WhatsAppjes en tig mensen aan de balie. In totaal verwerkten we in de zomer 30.000 verzoeken. En om het een nog grotere uitdaging te maken: iedere faculteit heeft net weer andere regels over hoe zaken afgehandeld moeten worden.”

Hoe overleef je die ‘hell weeks’?

“We draaien de hele zomer met vijf extra krachten op een team dat normaal gesproken uit zes mensen bestaat. De vijf extra krachten zijn studenten die in de zomermaanden bij ons bijverdienen. Ze beginnen rond half juni, voor de drukte, zodat we ze goed kunnen inwerken en gaan door tot half september. Vakantie zit er voor hen niet in.”

“Maar, zoals ik al zei, het is echt ook echt leuk werk. Je bouwt iets op met een team en verreweg de meeste studenten – waarvan sommigen met paniek in de ogen binnenkomen – gaan uiteindelijk met een glimlach weg. Dat is leuk om te zien.”

En wanneer kun jij tot rust komen?

“Ik ga in september lekker uitpuffen op een Grieks eiland. Even bijkomen en helemaal niets doen om tot rust te komen. Dat heb ik echt nodig.”