Van Schoten (1966) volgde Roelien Ritsema van Eck op als verantwoordelijke voor de bedrijfsvoering van de universiteit en ze is inmiddels zo’n elf weken aan de slag. Midden in de coronatijd stapte ze van de Autoriteit Financiële Markten, waar ze als Chief Operations Officer ook over de bedrijfsvoering ging, over naar de EUR. Een spannende tijd om aan de slag te gaan, want de coronacrisis vraagt om een nieuwe visie op de financiën, werken en ruimtegebruik op de campus. Allemaal zaken die in haar portefeuille zitten. Ook Van Schoten werkt veel vanuit haar huis in Haarlem, dus het gesprek vindt plaats via een videoverbinding.
Klassiek
In beeld prijkt achter haar een fraaie antieken boekenkast. Klassiek past bij haar: “Ik speel graag viool en piano. Dat is alleen voor mijn eigen plezier, maar ik heb sinds twee jaar ook les. Ik ben gek op Bach, en ik ben op de piano nu net begonnen aan de driestemmige inventies, daar ben ik best wel trots op!” Het klassieke komt ook terug in haar keuze voor een woonplaats. Ze wil graag dichter bij de campus wonen, maar hoogbouwmetropolis Rotterdam is haar iets te strak. Daarom verhuist ze binnenkort van Haarlem naar Delft. “Ik ben gek op grachtenpandjes. Die hebben ze in Delft toch wat meer.”
Een van de grootste uitdagingen waar Van Schoten naar eigen zeggen voor staat, zijn de ontwikkelingen bij IT. Een fusie tussen de IT-afdeling en de afdeling van de Chief Information Officer (CIO) is in volle gang, maar er moet nog veel meer gebeuren. “Belangrijk is dat we in control komen. Dat we in kaart brengen bij welke grote projecten nog achterstallig onderhoud moet worden weggewerkt. Het volwassenheidsniveau moet omhoog.”
Hacks
Volgens Van Schoten opereert de IT-afdeling van een universiteit tegenwoordig in een ‘vijandige omgeving’. Daarmee doelt ze op de hacks die onlangs plaatsvonden bij de universiteiten van Maastricht en Amsterdam en de NWO. Bij Maastricht en de NWO werd data ‘gegijzeld’, versleuteld door de hackers, in ruil voor losgeld. Het kostte Maastricht tonnen om die data vrij te kopen. De NWO weigerde te betalen, waarna hackers vertrouwelijke documenten van de onderzoeksfinancierder op het dark web aanboden.
Zo’n situatie wil Van Schoten vóór zijn. “In Maastricht bleek dat je niet veel hebt aan online backups in een gijzeling (die waren ook versleuteld, red.). Dus we moeten versneld offline backups regelen. Daarnaast moeten we herstelplannen goed oefenen, want het terugzetten van zo’n backup blijkt in de praktijk vaak een stuk ingewikkelder dan op papier. Dat houdt enorm op en elke dag vertraging is er één te veel.” Zolang de backups niet hersteld zijn, werken de IT-systemen vaak nauwelijks.
Begroting minder diep in het rood
De tweede grote uitdaging voor Van Schoten is financieel. De universiteit stond er tot de coronacrisis goed voor, met stevige reserves. Zo goed zelfs dat haar voorganger bewust 26 miljoen in het rood begrootte, om die reserves te laten afnemen. Maar de crisis zet veel op losse schroeven. Huisaccountant Deloitte voorspelde in augustus dat de universiteit het afgelopen jaar 20 miljoen euro dieper in het rood zou komen vanwege coronagerelateerde tegenvallers.
Nieuwe cijfers zijn formeel nog niet bekendgemaakt, maar volgens Van Schoten vallen die positiever uit dan Deloitte vorig jaar verwachtte. “Later is de raming voor Woudestein bijgesteld van 42 miljoen naar 25 miljoen euro. Misschien wordt het nog minder. Dat kun je goed nieuws noemen, maar ik ben van de school dat je moet kunnen verklaren waarom je niet op een verlies uitkomt als je dat wel verwacht. Idealiter zie je het ook aankomen. Het voorspellend vermogen blijft dus soms achter en dat moeten we verbeteren.”
Wel vindt Van Schoten dat de universiteit in deze situatie ‘bewuster met geld moet omgaan’. “We teren in op onze reserves. Dat is op korte termijn niet erg. Maar uit onderzoek van de universiteitenvereniging VSNU blijkt wel dat het hoger onderwijs structureel ondergefinancierd wordt. Er is landelijk ongeveer een miljard euro per jaar extra nodig. Er is nu weliswaar een Nationaal Programma Onderwijs (een eenmalige investering van 8,5 miljard euro in alle onderwijsniveaus die recent door de regering is toegezegd, red.). Dat is een zegen, maar je loopt ook het risico dat politici daardoor denken dat het probleem is opgelost.”
Meer studenten per docent
De meerjarenbegroting laat de komende jaren een tekort zien, dat in 2024 moet omslaan in een plus. Om die plus te bereiken moet wel het aantal studenten toenemen, terwijl het aantal wetenschappelijke medewerkers ongeveer stabiel blijft. Meer studenten per docent dus. Terwijl de bedoeling toch was van bijvoorbeeld de leenstelselgelden dat die ratio omlaag zou gaan. Is dat teleurstellend?
Van Schoten: “Niet per se, meer studenten kun je ergens ook als een succes zien. De kunst is om het in balans te houden. De werkdruk is al hoog, dus dat moeten we goed in de gaten houden. Natuurlijk moeten we wat doen aan die verhouding tussen studenten en medewerkers. Daar moeten op korte termijn extra middelen naartoe en dankzij het Nationaal Programma Onderwijs kunnen we dat ook doen. Op de lange termijn moeten we kijken wat er nodig is per faculteit, dat is echt maatwerk.”
‘Minder behoefte aan werkplekken’
De manier waarop het geld besteed wordt zal ook veranderen door corona, verwacht Van Schoten. “De hybride vormen van onderwijs gaan niet meer weg. Je wilt na de crisis de innovaties behouden. Tegelijkertijd hebben we een prachtige campus, die willen we ook zo goed mogelijk benutten. Maar gaan we dat nog net zo doen als in het verleden? Ik verwacht dat er meer behoefte zal zijn aan ontmoetingsplekken en minder aan werkplekken. Mogelijk zitten we zo nog maar de helft van de tijd op de campus. Daar moeten we goed naar kijken. Ook naar wat dat betekent voor aanpassingen in bestaande gebouwen zoals Tinbergen.”
IT en financiën vormen maar een beperkt deel van de brede portefeuille van Van Schoten. Professional Services, de ondersteunende diensten, wil ze ‘een gelijkwaardige partij maken’ ten opzichte van de faculteiten. De samenwerking met de TU Delft en het Erasmus MC (de zogenaamde convergentie) zal de komende jaren veel aandacht opeisen, maar ook de cultuurcampus op Zuid. Na alle bestuurlijke wisselingen van de afgelopen jaren zou het goed zijn voor de continuïteit als Van Schoten vier jaar blijft. Doet ze dat? “Dat beloof ik.”
