U-Raad: ‘Zwarte lijst zit Eurekaweek financieel in de weg’

In 2024 draaide de Eurekaweek een verlies van 80.000 euro, het jaar daarvoor 17.000 euro. Volgens het College van Bestuur kwamen die verliezen voornamelijk door een dalend aantal deelnemers en toegenomen prijzen in de evenementensector, en dan vooral de prijs voor het afhuren van Ahoy voor de opening en de Cantus. Ook omdat de week minder populair lijkt te worden, wil het CvB de week anders inrichten en is die dit jaar ingekort naar drie dagen.

De raad maakt zich zorgen dat studenten elkaar niet meer goed leren kennen en dat de verenigingen in het ingekorte programma minder mogelijkheden hebben om leden te werven, en dus mogelijk zullen krimpen.

Daarom vragen de leden in een brief aan het CvB om te onderzoeken of het mogelijk is om de Eurekaweek terug te brengen naar vijf dagen, in ieder geval na de komende editie. Vice-voorzitter van het CvB Ellen van Schoten zei al in de raadsvergadering daar weinig fiducie in te hebben, gezien de bezuinigingen die op de universiteit afkomen.

Een ‘zwarte lijst’ met daarop volgens bronnen minstens twee bedrijven waar in het verleden slechte ervaringen zijn geweest, zou de Eurekaweek bovendien hinderen om betere deals te sluiten met evenementlocaties, schrijft de raad. Een woordvoerder van de universiteit spreekt tegen dat zo’n zwarte lijst bestaat. Er is wel één evenementlocatie waar de universiteit niet meer mee wil samenwerken, en dat is The Party Group, moederbedrijf van het onder andere bekende feestcafé De Beurs.

De Beurs was tot 2016 jarenlang hoofdsponsor van de Eurekaweek. Volgens een woordvoerder van The Party Group maakte het bedrijf tot dat jaar 80.000 euro aan sponsorgeld over. Maar na een incident waarbij de eigenaar van het café een klap uitdeelde aan een Eurekaweekbestuurder, was dat voorbij.

Dat incident draaide om een conflict over de betaalautomaten voor de polsbandjes. “Het was al jaren zo dat dat systeem elke keer uitviel als het op zijn drukst was”, herinnert de woordvoerder van het horecabedrijf zich. “En dus had onze eigenaar dat jaar bij de Night of the Songs alvast zijn eigen pinautomaten klaar staan. Toen het systeem weer uitviel sloot hij niet de bar, zoals je normaal zou doen, maar zette hij zijn eigen automaten op de bar. Een commissielid kwam toen op hoge toon verhaal halen, want op die manier krijgt de Eurekaweek niet een marge van de omzet. Dat wilde de eigenaar natuurlijk wel verrekenen, en dat probeerde hij ook uit te leggen, maar die discussie liep helemaal uit de hand. In de hitte van de ruzie heeft de eigenaar toen een klap uitgedeeld. Vervolgens werd het bedrijf ‘geblacklist’ door de universiteit.”

In 2024 leek er volgens de woordvoerder weer hoop op samenwerking tussen The Party Group en de Eurekaweek. “Er lag al een heel plan dat we samen hadden uitgewerkt, maar toen kregen we te horen dat ze toch voor een andere locatie hadden gekozen. Ook sloeg de Eurekaweek een marketingbudget van 15.000 euro af.”

Volgens de woordvoerder van de universiteit klopt de lezing van The Party Group niet. Er is volgens haar alleen een acquisitiegesprek geweest, waar verder niet op ingegaan is. Ook is het incident in 2016 volgens haar anders verlopen, ‘maar we zullen daar omwille van de veiligheid van de betrokkenen niet op ingaan’.

Bedrijven, zoals The Party Group, mogen van de Universiteitsraad na enkele jaren wel opnieuw worden geëvalueerd, ook als er in het verleden slechte ervaringen mee waren. “Sommige organisaties staan al jarenlang op de zwarte lijst, wat niet eerlijk is, aangezien ze hun organisatie of wijze van werken aanzienlijk aangepast kunnen hebben, en nu mogelijk meer op één lijn zitten met de kernwaarden van de EUR”, schrijft de raad aan het CvB.

Ook vraagt de raad zich af waarom het prijzige Ahoy nog altijd wordt afgehuurd voor het openingsfeest en de Cantus. “In het verleden werd de Cantus altijd georganiseerd in het Van der Gootgebouw, dat een haalbaar en betaalbaar alternatief biedt.” Ook stellen de raadsleden voor dat het Eurekaweekmanagement leert van andere universiteitssteden, waar nog wel langere introductieweken georganiseerd worden.

Een woordvoerder van de universiteit bevestigt dat er wordt gekeken naar manieren om de Eurekaweek ‘anders te organiseren in het licht van de bezuinigingen, zonder afbreuk te doen aan de drie kerndoelen van de introductieweek (kennismaken met de universiteit, de stad en elkaar)’. “Financiële aspecten spelen hier een rol in, maar zijn zeker niet de enige reden. Daarnaast zien wij voordelen in meer ‘on-campus activiteiten’ in de Eurekaweek, om de betrokkenheid van onze studenten bij onze campus te vergroten.”