Overgang van SAP naar Oracle kost 8 miljoen euro meer dan begroot

De kosten van de overstap van administratiesoftware SAP naar Oracle zijn flink opgelopen. Het budget is in totaal met 8,3 miljoen euro overschreden, blijkt uit een berekening van EM. Dat is 70 procent hoger dan de oorspronkelijke begroting.

Uit een ingediend document bij de Universiteitsraad bleek dinsdag dat die rekening voor het project met de codenaam VB26 (Vernieuwing Bedrijfsvoering 2026) verder oploopt met 2,31 miljoen euro.

De onverwachte kosten volgen onder andere uit een analyse van consultancykantoor PwC. De conclusie van die analyse was dat de universiteit te weinig projectleiding en ondersteuning had ingezet, waardoor het risico ontstond dat het project niet goed werd afgerond. De kosten voor het extra personeel bedragen 950.000 euro. Ook is er nog meer tijdelijk personeel ingehuurd omdat bleek dat het eigen personeel te weinig tijd en specialistische kennis had om dit omvangrijke project uit te voeren.  Dat kostte nog eens 823.000 euro.

Een andere grote onvoorziene post is de invoering van salarissoftware Youforce. Hiervoor was budget aangevraagd voor 2025, maar door het uitstel van de lancering van Oracle met een jaar was dit budget vervallen, een tegenvaller van 473.000 euro. Dan waren er nog overige niet-gespecificeerde overschrijdingen van tezamen 292.000 euro. Er was ook een meevaller: op communicatie over het project en begeleiding van personeel werd 227.000 bespaard.

Vertraging

Eerder waren er al andere tegenvallers. Oorspronkelijk moest Oracle aan het begin van 2026 in gebruik genomen worden, maar de universiteit had het project niet op tijd gereed en moest het daarom met een jaar uitstellen naar 1 januari 2027. De vertraging kostte de universiteit 4,5 miljoen euro. Voor 2027 wordt daarnaast nog eens 1,5 miljoen euro uitgetrokken voor verdere implementatie. Ook dat was eerder niet begroot. Daarmee is de totale overschrijding 8,31 miljoen euro, afgerond 70 procent. Het totale project VB26 was oorspronkelijk begroot op 11,9 miljoen euro en kost tot nu toe 20,2 miljoen euro.

Daarnaast zijn er nog de reguliere, jaarlijkse kosten van het project. Die worden geraamd op 2,1 miljoen euro per jaar.