Als Edith Weijnen, in juni 2019 begonnen als ombudsfunctionaris, rust en ontspanning zoekt van de drukte gaat ze naar het strand. Vanuit haar woonplaats Leiden is ze zo in Katwijk aan Zee. “Eén van de mooiste stranden van Nederland, blijkt ook uit de lijstjes.” Waar het in zit? “Ik kan je honderden foto’s laten zien maar zou het niet kunnen omschrijven. Na een uurtje strand werk ik drie keer harder. Ik raad iedereen een soortgelijke ontsnapping aan, juist ook de medewerkers van de Erasmus Universiteit.”
Van huis uit is ze jurist en milieukundige, gespecialiseerd in bodemsanering. Later deed ze meer bestuurlijk werk en werd ze in een nevenfunctie voorzitter van een klachtencommissie. “Uiteindelijk werd dat hoofdzaak. Er kwamen commissies bij en de ombudsfunctie.” Ze saneert bodems, alleen nu bij organisaties, zegt ze. “Beide een black box. Bij bodemsanering steek je peilbuizen in de grond en dan hopen dat je ziet hoe groot de verontreinigde vlek is en hoe diep het zit.” Dat geldt ook voor klachten en de onderliggende problemen.
Wanneer mensen bij haar langskomen heeft Weijnen altijd haar ‘antenne aan staan’. “Valt de klacht binnen een ‘grotere klont’? Stel ik heb al vier soortgelijke klachten, dan is er blijkbaar meer aan de hand. Ik wil me in het komende jaar meer bezighouden met die ‘grotere klonten’ en de klagers zoveel mogelijk te helpen om binnen de lijn van de organisatie de problemen ook echt op tafel te krijgen of door andere hulpsystemen intensiever te betrekken (bijvoorbeeld psychologen of vertrouwenspersonen, red.).”
Intimidatie, hardheid en onveiligheid
Uit haar jaarverslag blijkt dat Weijnen bepaald nog niet is uitgepeild in de bodem van de EUR. Medewerkers dienden in het eerste jaar 122 zaken in bij de ombudsfunctionaris, die ‘soms kampen met gevoelens van discriminatie of onvoldoende inleving in cultuurverschillen’, schrijft ze. Uit een tabel in het verslag blijkt dat meer dan de helft van de klachten over de cultuur op de Erasmus Universiteit gaat en dat het grootste deel van de Rotterdam School of Management, Erasmus School of Law en Professional Services (ondersteunende diensten) komt. 22 Studenten wisten Weijnen te vinden, over tentamenproblemen bijvoorbeeld. Of studenten met een functiebeperking die ontevreden waren over hoe de universiteit hen hielp in coronatijd.
Cultuur is, met meer dan de helft van de klachten, zo’n grotere klont. Wat is er op dat vlak aan de hand? “Dat heeft nog verder onderzoek nodig, op dit moment kan ik daar nog geen uitspraken over doen. Het valt wel op dat daar veel klachten over binnenkomen.” In het rapport schrijft ze dat het om vraagstukken gaat die ‘het individuele niveau’ overstijgen. Grote lijnen zijn volgens het jaarverslag onder meer geïntimideerd voelen, te hoge werkdruk ervaren, onvolledig of zelfs bij voortduring negatief leidinggeven, negatief samenspannen, onaangenaam harde cultuur op de werkvloer, gebrek aan empathie, gevoelens van onveiligheid en collega’s die teveel op eigen succes gericht zijn.
Wat dan precies het probleem is met de cultuur op de EUR, kan Weijnen niet zeggen. “Het zijn spanningsvelden of verstoppingen in de bedrijfsvoering, maar op casuïstiek ga ik niet in. Dat heeft te maken met de vertrouwelijkheid van de gesprekken die ik voer. Een voorbeeld waar je wat betreft cultuur aan kunt denken is online communicatieverkeer. Hoe gaan we om met sociale media? Wie voeg je toe in de appgroep van je werk? Voeg je daar ook de baas aan toe en waarom wel of niet? Welke omgangsvormen streven we na?”
Hoe het kan dat drie afdelingen van de EUR behoorlijk oververtegenwoordigd zijn in de klachten, noemt Weijnen een ‘terechte vraag’. “Dat is ook iets wat ik het tweede jaar verder wil uitzoeken. Die afdelingen springen eruit en daar lijkt wat aan de hand te zijn, maar getallen zeggen niet alles. Je kunt het ook omdraaien. Het wil niet zeggen dat er niets speelt op de faculteiten met minder klachten, wellicht kijken ze daar de kat uit de boom.”
Drie voorzitters in veertien maanden
Een van de oorzaken van onrust op de werkvloer is bestuurlijke onrust. In het rapport spreekt Weijnen ook de innige wens uit voor rust op het niveau van het College van Bestuur. “In veertien maanden tijd zijn er drie voorzitters geweest, ik hoop intens dat er nu een voorzitter is die blijft en dat het trio wat er nu zit tenminste drie jaar lang elkaar vasthoudt, rust brengt. Voor een zekere signatuur van de universiteit zijn zij belangrijk en medewerkers kunnen daardoor wennen aan hun wensen.”
De bestuurlijke onrust bracht grofweg twee reacties teweeg op de werkvloer. “Een gedeelte gaat achteroverleunen en denkt: ik kijk het wel even aan. Een andere groep springt in het ontstane gat. Beide is niet altijd gewenst.” Ook de relatie tussen het College van Bestuur en de decanen kwam onder druk te staan. “Die staat dat van nature al, maar dat moet niet constant zo zijn. Zij hebben ook rust nodig om te weten waar ze aan toe zijn met het bestuur.” Weijnen heeft er vertrouwen in dat de huidige voorzitter die rust zal brengen.
In het verlengde van rust roept ze op tot ‘vertraging’. “De EUR is nog teveel een constaterende in plaats van een lerende universiteit.” Daarmee bedoelt ze dat er te weinig teruggekeken en gereflecteerd wordt bij incidenten of problemen om te kijken wat de oorzaken daarvan zijn en hoe dat in de toekomst voorkomen kan worden.
‘Iedereen is knaldruk’
Dat daar geen tijd voor vrijgemaakt wordt is begrijpelijk en komt deels door de werkdruk. “Het is een heel hardwerkende universiteit. Er wordt veel gepresteerd, dat is prijzenswaardig. Maar doordat iedereen knaldruk is, heb je geen tijd om te reflecteren. Corona heeft dat alleen maar verergerd. Ik zie dat ook terug in mijn werk. Na een incident kom ik nog nauwelijks toe aan de vraag: wat hebben we hier nou van geleerd? Dat heeft deels ook te maken met het wisselende bestuur. Maar reflecteren is essentieel. Ik gun iedereen een zee-moment zoals ik die neem.” Hoe vaak ze dat doet? “Hoe langer de to-dolijst, hoe vaker ik ga.”
En die to-dolijst was lang. Ook Weijnen zelf had het dit jaar druk, schrijft ze in haar rapport. “Deels kwam het ook doordat ik het eerste jaar iedereen welkom heette, om een beeld te krijgen van de universiteit. Volgend jaar wil ik meer gaan doorverwijzen naar het huis van bescherming.” Onder het huis van bescherming vallen onder meer de vertrouwenspersonen, studentendecanen, studentpsychologen en de Commissie Seksuele Intimidatie en Agressie en Geweld (SIAG). In het rapport schrijft ze dat deze instanties in sommige gevallen beter met elkaar kunnen communiceren.
Weijnens functie is een pilot en in dat licht adviseert ze een fulltime-aanstelling in plaats van de twaalf uur per week die ze in eerste instantie kreeg. En ze heeft sinds oktober een secretaresse. De pilot stopt juni 2021, maar inmiddels is met de Vereniging Samenwerkende Nederlandse Universiteiten (VSNU) besloten dat de ombudsfunctionaris verplicht is voor universiteiten. “Dus de functie blijft. Hoe die invulling krijgt, zoeken we met de pilot verder uit.”
De knuppel erin gooien
Over het algemeen ziet ze de universiteit als een veilige werkomgeving al zie ik ook zeker knelpunten in cultuur en structuur van de organisatie. Maar: het is een statistisch gegeven, zegt Weijnen, als je zoveel duizenden mensen onder je hoede hebt, kan er ook weleens wat fout gaan. “Dan is het instrumentarium wat ik als ombudsfunctionaris heb een goede aanvulling. Een vertrouwenspersoon bijvoorbeeld kiest om één partij die in de knel zit te ondersteunen, maar mag daarbij niet bemiddelen. Dan ga je van de bescherming van die ene partij af. De vertrouwenspersoon is niet degene die uiteindelijk, als de leidinggevende gekke dingen doet, daarin gaat bemiddelen. Ik ben onafhankelijk van betrokkenen, mag bemiddelen, ik mag doen aan gesprekstransparantie, ik kan uiteindelijk ook eigen onderzoeken uitvoeren.”
Formeel heeft ze nog geen onderzoeken ingesteld, maar in de praktijk heeft ze al wel op eigen initiatief meerdere mensen rond een klacht gesproken – wat min of meer gelijk is aan onderzoek doen. Het meeste doet ze aan ‘gesprekstransparantie’ en advies. Wat dat eerste is? “Mensen die in conflict zijn laten zeggen waar het op staat als ze tegenover elkaar zitten. We zijn in het onderwijs heel vriendelijk en aardig en onderbouwen alles met veel tekst. Als vervolgens spanning ontstaat tussen mensen, komt niet altijd de onderste steen boven. Dat duurt en duurt en uiteindelijk is er geen andere optie dan ontslag. Dan gooi ik de knuppel erin: wat vind je nou écht?”
En ze geeft advies, dat geeft ook zeker voldoening. “Mensen komen ook regelmatig naar mij toe om te reflecteren op vraagstukken. Als ik dan zeg: je ziet het heel goed, volgens mij ben je op de goede weg. Je zou dit of dat nog kunnen proberen, heb je daar wel aan gedacht? En dan zie ik helderheid bij ze ontstaan. Dat maakt dit werk heel leuk. De mensen hier zijn heel intelligent en gewoon zelf in staat om te schakelen.”
Reactie College van Bestuur
In een brief aan de Universiteitsraad reageert het College van Bestuur op het rapport: “Naar onze mening geeft het verslag een genuanceerd en eerlijk beeld van de EUR. Wij onderkennen de geconstateerde knelpunten, deze zijn regelmatig onderdeel geweest van de maandelijkse voortgangsgesprekken tussen de ombudsfunctionaris en de HR-directeur en tussen de ombudsfunctionaris en de betrokken beleidsmedewerkers. Het is de eerste keer dat we alle knelpunten en suggesties voor verdere verbetering in één document zien. We zijn ook blij met het inzicht dat de ombudsfunctionaris op deze manier invulling aan haar werkwijze geeft, wat vertrouwen geeft en een startpunt is voor een vervolggesprek over de wijze waarop deze rol in het tweede pilotjaar zal worden ingevuld”.
