Dit is de stand van zaken van het nieuwe strategisch plan van de universiteit

De strategie voor de periode tot 2024 werd dit keer niet bedacht in besloten boardrooms, maar met behulp van zogeheten Strategy Design Labs: werkgroepen bestaand uit studenten en medewerkers die zich groepeerden rond een van de zeven pijlers van de strategie. Onder meer tijdens twee gezamenlijke sessies in de grote sporthal van Erasmus Sport is afgelopen maanden hard gewerkt aan de invulling van de nieuwe strategie van de EUR. De ontwikkeling van het nieuwe strategische plan van de universiteit, Strategy 2024, is een gemeenschappelijke onderneming geworden.

Het kostte de leden van de labs gemiddeld twee dagen per week om deel te nemen. De een noemt het een ‘stoer proces’, voor een ander was het even wennen om eens niet alleen te praten en te schrijven, maar de ideeën ook in een maquette of 3D-object uit te beelden. Weer een ander had niks met de voorgekookte formats waarin werd gewerkt, of vond dat juist gesneden koek.

Hoe dan ook, ze zaten er vrijwillig en ook namens de rest van de goegemeente. Want hoe breed de universiteit ook medewerkers en studenten wilde laten meedenken, uiteindelijk konden ‘slechts’ tachtig mensen plaatsnemen in een lab. Plus nog eens 85 medewerkers, studenten en externe belanghebbenden die in de zogeheten Communities of Interest tussentijds feedback gaven op de plannen.

Maar voor wie niet voor een van de zeven Strategy Design Labs was uitverkoren, werd het na de lancering van het raamwerk van de strategie in september stil. Eerst even wat zaken op een rij: in september presenteerde het College van Bestuur het raamwerk voor de nieuwe strategie met als slogan: ‘ Een positieve maatschappelijke impact creëren’. Onder dat motto hangen zeven pijlers rondom thema’s als onderzoek, onderwijs en ondersteuning (zie kader). Vanaf september werkten zeven groepen (één Strategy Design Lab per pijler) aan de invulling en uitwerking van het desbetreffende thema.

Paul van Wijngaarden, die namens het bedrijf GroupMapping de sessies heeft geleid, spreekt bewondering uit voor de Erasmus Universiteit, die strategievorming uit de bestuurskamer heeft gehaald en naar de werkvloer heeft gebracht. “Het is nogal wat om vanuit zoveel verschillende geledingen mensen bij elkaar te zetten en aan het werk te gaan.”

De werkwijze van GroupMapping is gebaseerd op een methode om ‘door slimme co-creatie tot gedragen oplossingen te komen voor organisaties’, licht Van Wijngaarden toe. De methode – in de jaren zeventig in de Verenigde Staten uitgedacht door een architect en een Montessori-leerkracht – wordt nu door veel consultancybureaus toegepast bij veranderingen in organisaties, of zoals nu bij de EUR voor het invulling geven aan een visie voor de universiteit.

Een korte impressie van een donderdagochtend in november toen de labs en de community of interest – inmiddels al twee maanden aan de slag – bij elkaar kwamen in een frisse sporthal. Deze was voor de gelegenheid omgetoverd in een AirSpace-achtige startup-omgeving met overal verrijdbare whiteboards met daarop kekke cartoons, een tafeltennistafel en hier en daar een rugbybal of voetbal.

Met lego-poppetjes en ander materiaal heeft het duurzaamheidslab (formele titel: ‘Upgrading our sustainability efforts’) de studieloopbaan van een fictieve internationale student letterlijk in beeld gebracht. “Om een onderwerp te laten leven kan het helpen om een onderdeel te verbeelden. Niet iedereen doet dat, maar het kan”, licht Van Wijngaarden de inzet van handvaardige werkvormen toe.

Bij de verschillende sessies wordt gebruik gemaakt van een tekenaar die verschillende momenten en situaties schematisch en cartoonesk in beeld brengt. Van Wijngaarden hierover: “Soms zegt zo’n tekening meer dan duizend woorden; het werkt soms beter om over sommige onderwerpen visueel te communiceren, en niet alleen met tekst.”

Ook kent het proces een strakke regie, blijkt deze ochtend in de sporthal. Terwijl de voorzitter van een lab nog middenin in een presentatie zit, wordt de muziek steeds harder gezet als duidelijk signaal om af te ronden. Enigszins geërgerd verheft hij zijn stem, om zijn betoog toch te kunnen afronden.

Na drie keer een kwartier is de open sessie afgelopen en verlaat de Community of Interest de zaal. De labs hadden de rest van de donderdag en de vrijdag nog om hun plannen aan te scherpen en te overleggen met de andere labs. ‘Om mensen vrijuit te laten spreken’, mocht EM daar verder niet bij aanwezig zijn.

Op 10 december moesten de design labs alle plannen inleveren. Nu zijn de decanen en het College van Bestuur aan zet om uit die ideeënzee, een stevig plan te smeden. In het vroege voorjaar wordt een eerste versie van het plan voorgelegd aan de universitaire medezeggenschap. Bij de opening academisch jaar 2019 wordt het plan in volle glorie gepresenteerd.