Flexwerken: het werken van de toekomst of een beklemmend panopticum?

Op de campus van de EUR nemen flexplekken meer en meer het nieuwe kantoorbeeld over. Zo zijn in het pas gerenoveerde Sandersgebouw – waar zowel de Erasmus School of Law (ESL) als het University Support Centre (USC) zetelen – alle verdiepingen voorzien van open ruimtes en flexibele werkplekken waar iedereen kan aanschuiven. Ook op een aantal verdiepingen van het Mandeville-gebouw, thuisbasis van de Erasmus School of Social and Behavioural Sciences, (ESSB) duiken flexplekken met een ‘clean desk policy’ op.

‘Minder hiërarchie, meer eigen verantwoordelijkheid, meer delegeren en meer overlaten aan eigen creativiteit en oplossingsgerichtheid’, zo luidt de lofzang op het flexwerken op de site van ‘Werken 2.0’, een internetplatform dat expertise over het nieuwe werken promoot. Een eigen bureau met daarop foto’s van je partner en kinderen, is niet meer van deze tijd volgens deze flexwerkadepten. Het adagio lijkt te zijn: waarom zouden we met de huidige technologische mogelijkheden nog geld verspillen aan een vaste werkplek voor iedereen?

ESSB koos voor gedeeltelijk flexibele werkruimtes. Vaste medewerkers hebben een eigen werkplek, tutoren en promovendi zijn aangewezen op de aanwezige flexplekken. In de praktijk geldt daarvoor: wie het eerst komt wie het eerst maalt.

Tutoren Josine Dekker en Aike Janssen weten inmiddels dat ze snel moeten zijn als ze een plekje willen in de tutorenflexruimte. “Als je te laat bent, moet je ergens anders in het gebouw gaan zitten met je laptop”, vertelt Janssen. Volgens Dekker, die al twee-en-een-half jaar tutor is bij ESSB, was er twee jaar geleden nog genoeg ruimte voor alle tutoren. “Maar dit jaar zijn er tutoren bijgekomen en bureaus weggehaald. Er zijn nog maar twaalf bureaus voor vijfentwintig tutoren, waardoor veel tutoren tijdens hun vrije uren maar wat staan te kletsen in het keukentje bij gebrek aan werkplek.”

De oorsprong van het flexwerken ligt in de jaren negentig. De toenmalige trend is vanuit Scandinavië overgewaaid naar Nederland. Door technologische ontwikkelingen als internet en mobiele telefonie werd het mogelijk om flexibeler en niet per se op een vaste werkplek te werken.

In Nederland besloot verzekeraar Interpolis al in 1996 in te spelen op deze technische ontwikkelingen en over te gaan op een nieuw soort werken. Het bedrijf voerde als eerste Nederlandse bedrijf flexplekken in op zijn hoofdkantoor in Tilburg. Medewerkers hadden geen eigen plek meer maar hadden de vrijheid om te gaan zitten waar ze wilden. In 2000 stapten ze zelfs over op ‘telewerken’, oftewel, gedeeltelijk thuiswerken. Sinds die tijd werken werknemers gemiddeld twee dagen thuis en de rest van de tijd op een flexplek op kantoor.

“De verantwoordelijkheid wordt bij ‘Het Nieuwe Werken’ veel meer bij de werknemer zelf gelegd”, vertelt Marco Simmers, corporate woordvoerder van Achmea (overkoepelende organisatie van onder andere Interpolis). “De leidinggevende geeft aan welke output hij van de werknemer verwacht en werknemers hebben zelf de verantwoordelijkheid om aan deze eisen te voldoen. Deze nieuwe vorm van werken bespaart flink op de kosten en levert een flexibelere manier van werken op.”

Interpolis trok met het nieuwe kantoorconcept nationaal en internationaal veel aandacht en de nieuwe werkvorm vond veel navolging. Bij Interpolis zijn ze inmiddels alweer een paar stappen verder met de flexibilisering van werk. De medewerkers zijn nu geheel vrij om waar en wanneer dan ook te werken en werkoverleggen te plannen.

Waar bedrijven al langer de werkplekken hebben geflexibiliseerd, volgen nu ook de universiteiten. Ingegeven door de mogelijkheden van de technologie om op elke locatie te kunnen werken en kostenbesparing.

Op de EUR hebben ESL, USC en ESSB in de gerenoveerde gebouwen Sanders en Mandeville voor (gedeeltelijk) flexibele werkplekken gekozen. Naast voordelen als besparing van kantoorruimte en meer samenwerking worden deze ruimtes in het bouwbulletin van het nieuwe Sandersgebouw als ‘bevorderend voor wetenschapsbeoefening’ bestempeld.

In de zomer van 2017 is ESL naar het Sandersgebouw verhuisd. De werkplekken zijn in het nieuwe gebouw opgesteld in één open ruimte met daarin glazen ruimtes als stilteruimte of overlegplek. Een woordvoerder omschrijft het nieuwe kantoorconcept als volgt: “Het is een ‘ademend interieur’. Soms is er meer, en soms minder ruimte. Dit wordt per sectie op ieder tijdstip afgestemd. Door dit open systeem wordt de synergie en samenwerking tussen medewerkers bevorderd.”

Ook bij de ondersteunende diensten, verenigd in het University Support Centre, is de visie dat een opener kantoor leidt tot meer samenwerking. “We wilden een omgeving creëren die inspirerend werkt en die samenwerking stimuleert. Doordat niemand meer vaste werkplekken heeft kun je telkens naast een andere collega gaan zitten. Door de openheid van de ruimte zie je elkaar gemakkelijker en kan je snel iets afstemmen”, vertelt directeur van het USC Kees Lansbergen.

Maar tot die samenwerking komt het in open ruimtes volgens een aantal USC-medewerkers vaak niet. Klantenmanager bij de unit Education & Student affairs Lex Bontjes merkt weinig van dit beoogde voordeel. “Door het flexwerken kom je wel veel vaker mensen van andere afdelingen tegen dan voorheen”, stelt hij. “Maar in de praktijk zorgt het niet voor meer samenwerking. Mensen spreken elkaar nauwelijks aan, ook uit angst om anderen in de open werkruimte te storen.”

Kirstin Feberwee van Studium Generale (eveneens gevestigd in het USC-gedeelte van het Sandersgebouw) onderkent dit probleem. “Ik ben me heel bewust van het feit dat ik collega’s stoor met mijn telefoongesprekken. Open ruimtes zijn heel slecht voor de concentratie van medewerkers. Daarbij zit je door de open ruimtes misschien dichter bij mensen van verschillende afdelingen, maar dat betekent niet dat je automatisch meer met elkaar gaat samenwerken.”

In de praktijk leidt het er volgens Feberwee zelfs toe dat mensen minder makkelijk te bereiken zijn: “Doordat ze vergeten in te loggen op de telefoon van hun flexplek zijn ze onbereikbaar en moet ik vaak op een soort wild goose chase door het gebouw om ze te vinden.”

Lansbergen is het niet met de kritieken eens. “Er zijn aparte ruimtes gemaakt waar je met elkaar af kunt spreken. Daarbij kun je van tevoren aangeven als je een concentratieplek wilt hebben. Er is juist voor veel variëteit gekozen om voor elke activiteit de juiste faciliteiten te hebben.”

Op de EUR doet Christina Wessels promotieonderzoek naar flexwerken. Uit haar onderzoek blijkt dat niet alle beoogde voordelen van het flexwerken worden bereikt. Waar één van de beloftes van het flexwerken een continu veranderende samenstelling van collega’s was, ontdekte Wessels tijdens haar promotieonderzoek dat medewerkers vaak nog steeds hun eigen vaste plek creëren.

Wessels deed in haar onderzoek een case study in een Nederlandse gemeentelijke organisatie. De ene onderzochte groep bleef werken in de oude situatie met vaste plekken, de andere groep ging flexwerken. De uitkomst was dat er geen positieve, maar ook geen negatieve effecten waren op de productiviteit van de werknemers. “Een mogelijke reden hiervoor is dat de medewerkers die gingen flexwerken op oude gewoontes terugvielen en hun eigen plekje gingen claimen”, vertelt Wessels.

Dit verhaal lijkt te worden bevestigd door EUR-medewerkers die op flexplekken werken. “Bij ons heeft iedereen zijn eigen favoriete bureau gekozen waar diegene elke dag aan zit”, vertelt Feberwee. ESSB-tutor Aike Janssen beaamt dit. “Er ontstaat een soort natuurlijke verdeling van bureaus. De tutoren die meer uren hebben, gaan altijd op dezelfde plek zitten, waardoor andere tutoren moeten uitwijken naar de kantine of andere verdiepingen.”

“En bij de promovendi worden bureaus al helemaal geclaimd”, vervolgt Janssen. “Ze zetten er dan fotolijstjes neer en plakken stickers op hun computer, ze bakenen hun territorium af. Uitwijken naar de flexplekken van de promovendi is voor veel tutoren dan ook geen aantrekkelijke optie.”

Directeur van het USC Kees Lansbergen onderkent dat medewerkers de neiging hebben op een vaste plek te gaan zitten: “Niemand heeft vaste plekken binnen het USC, maar je ziet wel gebeuren dat medewerkers een favoriet plekje hebben en hier elke dag gaan zitten.”

Dion Kooijman, voorheen Universitair Hoofddocent op de faculteit Bouwkunde van de TU Delft, is kritisch op de flexibilisering van werkplekken op universiteiten en deed hier in 2010 samen met filosoof Rypke Sierksma onderzoek naar binnen de TU Delft. Hij noemt flexwerken een ‘geplande vorm van chaos’ waar een machtsstructuur met totalitaire trekken achter zit en vergelijkt het met het panopticum van Jeremy Bentham.

“Flexwerken is te vergelijken met een panopticum”, stelt Kooijman. “Binnen een flexwerksituatie heeft niemand meer privacy en wordt een medewerker van alle kanten bekeken. Een telefoongesprek houden zonder dat anderen het horen, is niet meer mogelijk en medewerkers passen hun gedrag zodanig aan dat het niet tot vervelende situaties leidt. Ze gaan zich doordat ze bekeken worden, gedragen naar wat er van ze verwacht wordt. Hierdoor vervagen de verschillen tussen medewerkers en gaat er individuele authenticiteit verloren.”

“Gevangenen binnen het panopticum anticiperen op sancties en repressie van degene die de regels onderhoudt door zich te voegen naar de orde die er is. Het verschil met het panopticum echter is dat er binnen het flexwerksysteem niet één instantie is die de regels onderhoudt, iedereen kan hier de spion zijn.”

Een concrete uiting van deze ‘macht’ kun je met enige verbeeldingskracht ook terug zien in ambassadeurs die op de flexplekken van het USC de regels bewaren. Op het USC zijn ambassadeurs ingesteld die kijken of de medewerkers wel voldoen aan de regels en die de medewerkers indien nodig bijsturen.

Lansbergen herkent zich echter totaal niet in de beschrijving van Kooijman. “Het idee van macht staat me niet aan. We proberen juist een openheid van communicatie te bewerkstelligen. Zo hebben we bijvoorbeeld ook borden opgehangen waarop mensen hun ideeën kwijt kunnen. Er is transparantie en iedereen kan elkaar ‘in de gaten houden’, maar dit leidt niet tot een bepaald soort gedrag. Het betekent niet dat medewerkers direct een oordeel hebben over elkaar.”