Kwart studenten U-raad kwam bijna niet, maar kreeg toch al het geld

Het is 25 oktober 2016, een uur of vijf ’s middags. Op de begane grond van het Bayle-gebouw kijken de twaalf studentraadsleden van de raad elkaar vol vertrouwen aan. De tweede vergadering van het collegejaar zit er op, voor de tweede vergadering achter elkaar waren alle studenten aanwezig en de eerste plannen voor de rest van het jaar zijn gemaakt. Ruim een maand later komt echter de eerste kink in de kabel. Drie studenten zijn bij de volgende vergadering afwezig, zonder afmelding. En dat zal niet de laatste keer zijn.

Het drietal verschijnt sindsdien namelijk op geen enkele vergadering meer, ondanks herhaaldelijke verzoeken vanuit het Presidium (het dagelijks bestuur) en de rest van de raad. Van de vergoeding die elk raadslid in het collegejaar 2016/2017 ontvangt, bijna 4.000 euro, ziet de universiteit niets meer terug. Dat blijkt uit verschillende documenten en de gesprekken die EM heeft gevoerd met diverse betrokkenen. Twee van de drie afwezigen zijn afkomstig van dezelfde grote faculteit, waardoor duizenden studenten bijna een collegejaar lang niet zijn vertegenwoordigd in de U-raad.

Namens de studenten binnen de Universiteitsraad probeerden Aleid Barmentlo (dit jaar voorzitter van de U-raad) en Wies Bontje (vorig jaar voorzitter van de studentgeleding) de kwestie rond de spookraadsleden aan te pakken. Als leden van het toenmalige Presidium verwoorden zij de consensus die onder de studentleden van de raad heerste over deze kwestie. “Als je te weinig actieve studentleden hebt, kom je gewoon handen tekort in de raad. Je komt nooit ideeën te kort, maar wel handen. Als je met negen of tien bent, krijg je minder gedaan dan als je met twaalf bent.”

Bontje sluit zich bij de woorden van Barmentlo aan. “Ik denk dat we een goede kern hebben gehad die heel hard heeft gewerkt. Als de rector bij de opening van het academisch jaar ons Students4Students project promoot, denk ik dat je als U-raad toch wel iets voor elkaar hebt gekregen. Maar er zijn altijd mensen die er minder uitspringen en dat is jammer, want je wilt natuurlijk dat iedereen er honderd procent voor gaat. Als voorzitter wil je je ook niet als schooljuf gedragen. We hebben geprobeerd hen aan te pakken, maar dat is niet gelukt.”

Dat de raadsleden zich niet als strenge schooljuffen en -meesters hebben gedragen, betekent niet dat er niets is gedaan om de ‘spoken’ op hun afwezigheid aan te spreken. Maar een serieus antwoord bleef uit en daar hielden ook de mogelijkheden van het Presidium op. “Omdat raadsleden democratisch verkozen zijn, hebben ze een eigen verantwoordelijkheid om hun kiezers te vertegenwoordigen. Als raadsleden hun taak niet vervullen, kunnen ze hier hoogstens op aangesproken worden. Dat is vorig jaar meerdere keren gebeurd”, zegt Barmentlo. “Het Presidium heeft geprobeerd de mensen die niet actief waren aan te spreken. Wij als studenten hebben best wel snel gezegd: wij gaan hier geen energie meer aan besteden. Want kijk: de mensen zijn verkozen, dus je kan er niets aan doen dat ze in die raad zitten.” 

Kees van Paridon, voorzitter van de raad van het afgelopen collegejaar, bevestigt dat er veel contact is gezocht met het drietal. “Ik weet dat de studentfractie geprobeerd heeft hen uit te nodigen en hen bij hun activiteiten te betrekken. Dat is niet gelukt. Dit punt is een aantal keren ter sprake geweest in het Presidium, deels de afwezigheid zelf en de pogingen hen erbij te betrekken, en vervolgens op welke wijze hun afwezigheid gevolgen had voor de vergoeding. Dat laatste was niet eenvoudig.”

Elke student kreeg vorig jaar een vergoeding van in totaal 3735,55 euro. Een deel van dat geld is een vaste bestuursbeurs vanuit het Profileringsfonds, het andere deel is het vacatiegeld dat een raadslid krijgt als hij of zij bij een vergadering aanwezig is (zie kader).

Voor een buitenstaander lijkt het eenvoudig: wie er niet is, krijgt geen geld. Zo makkelijk bleek het in de praktijk niet te zijn, ontdekte het Presidium. Bontje: “Terughalen bij het Profileringsfonds werkt niet. Als je bent verkozen, kun je de bestuursbeurs niet meer terughalen.” Dan maar de vacatiegelden inhouden, dacht Bontje met de rest van het Presidium.

In theorie een stuk eenvoudiger dan in de praktijk, omdat in de notulen zwart op wit staat wie welke vergadering aanwezig is geweest. “Ook dat is niet gelukt uiteindelijk”, zegt Barmentlo. “Ik heb samen met Wies geprobeerd dat heel erg te pushen. Maar de formele route om dat te doen is heel ingewikkeld en kost zoveel tijd, dat het geld al is overgemaakt nog voordat de administratie is afgerond, en dan is het te laat. Bovendien kun je niet zeggen: iemand is er niet, die krijgt niks, want de presentielijsten klopten ook niet altijd.”

Naast de gebrekkige registratie van de aan- en afwezigheid was er nog een groter probleem: het administratiesysteem van de EUR maakte het inhouden van de vacatiegelden onmogelijk. “De financiële inrichting van het uitkeren van de vacatiegelden laat geen ruimte voor interventie, terwijl dat er volgens de reglementen wel zou moeten zijn.”

De weg die de leden van het Presidium vorig jaar moesten bewandelen, bleek in de praktijk nogal omslachtig te zijn. “Het geld wordt een week van tevoren in een overmaaklijst gezet. Voordat je iemands vacatiegelden gaat inhouden, moet je die beslissing communiceren. Dan hebben de afwezige raadsleden nog een reactietermijn om met een uitleg te komen. Je kan dus wel gelijk hebben, maar het proces duurt zo lang, dat het geld allang is overgemaakt.”

Deze administratieve rompslomp was het Presidium uiteindelijk te machtig. “Wij zijn verzand in de bureaucratie. Het systeem gaat er niet vanuit dat mensen hun werk niet doen. Het geld inhouden of terugkrijgen is niet gelukt en dat is echt heel frustrerend.” Als voorzitter van de huidige raad is Barmentlo vastbesloten de regels te veranderen en beter te handhaven. “De presentielijsten staan dit jaar op de agenda van het Presidium. Als er iemand over de grens heen gegaan is, valt dat direct op. Twee keer mag je missen, maar daarna krijg je geen vacatiegeld meer.

Ondanks herhaaldelijke verzoeken wilden de drie raadsleden niet inhoudelijk reageren op de vragen die naar aanleiding van de bevindingen in dit artikel zijn gesteld.

In een reactie laat het College van Bestuur weten zelf niet op de hoogte te zijn geweest van de situatie met de spookraadsleden of de genoemde administratieve belemmeringen. “Het CvB heeft geen specifieke signalen ontvangen over de inzet van raadsleden vorig jaar. Wel is de ervaring dat de leden van de Universiteitsraad per jaar wisselen en dat de tijd en energie die individuele leden erin steken kan verschillen. En als er inderdaad problemen zijn met het systeem van het uitkeren van vacatiegelden, dan zullen we dat samen met de U-raad oplossen. Tenslotte is het CvB blij met de door de U-raad genomen maatregelen en blijft ze daarover graag in gesprek met de raad.”

Barmentlo laat het er als voorzitter de komende twee jaar niet bij zitten. Met een heel pakket aan maatregelen wil ze samen met de rest van de raad voorkomen dat de geschiedenis zich herhaalt. Goede registratie van aan- en afwezigheid, het Presidium komt vaker bij elkaar, de lijntjes met het CvB worden korter en er wordt hard gewerkt aan het verbeteren van de algehele medezeggenschap op de universiteit. Iets waar Bontje zich in kan vinden. “Want het grootste gevaar van heel dit verhaal is dat door een slechte vertegenwoordiging mensen niet denken: goh dat ga ik ook doen. Terwijl als je iets moois laat zien, dan denken mensen: oh dat is interessant.”