80.000 pagina’s doorkammen voor nieuwe EUR-website

Op de tweede verdieping van het E-gebouw hangen briefjes op de deuren: team ESE, team ESSB, team EUR. Elke kamer zit vol met snel typende medewerkers. In totaal zijn hier zo’n zeventig mensen bezig met het bouwen van de nieuwe website voor de EUR. Die wordt klaargemaakt voor de moderne tijd: goed te zien op mobiel (volledig responsive, zoals dat heet in jargon), toegankelijk voor slechtzienden en beter vindbaar.

Aan de nieuwe site werd in april begonnen, in december gaat-ie, ijs en weder dienende, live. Dat is een kort tijdsbestek. “Er zit flink wat druk op, maar soms is dat ook wel prettig. Je kunt dan soms sneller besluiten nemen”, zegt projectleider Hans Pleysier. En door die druk is er geld: enkele miljoenen voor het hele project.

De haast is logisch, want de huidige site is niet meer veilig. Na de hack van vorig jaar bleek er een grote hoeveelheid privacygevoelige informatie op de site te staan. Die is inmiddels wel verwijderd, maar de software waarop de site draait, Typo3, is nog steeds hopeloos verouderd. “Dat komt omdat Typo3 nooit in technisch beheer is geweest bij de ict-afdeling. En in de loop der jaren hebben allerlei mensen binnen de universiteit uitbreidingen toegevoegd. Die uitbreidingen zijn niet meer beheersbaar als je de software updatet naar een veilige versie”, legt Pleysier uit.

En dus gaat de oude software de deur uit en schakelt de EUR over op een nieuw softwarepakket genaamd Drupal. “En we houden dat bij de basis, zonder zelf al te veel functionaliteit bij te bouwen. Zodat we hetzelfde probleem als bij Typo3 niet opnieuw krijgen”, bezweert Pleysier.

Van het totale budget is 2 miljoen euro gereserveerd voor de ‘contentmigratie’: het overzetten van alle informatie van de oude naar de nieuwe site. “We dachten van tevoren dat dat helemaal handmatig moest, maar dat hoeft gelukkig niet. Daardoor komen we waarschijnlijk goedkoper uit”, zegt Pleysier.

Toch is het nog steeds een hele kluif. “We begonnen in augustus met 80.000 webpagina’s. Die lopen we nu allemaal langs”, vertelt Stefan Groen, namens Marketing en Communicatie eindverantwoordelijk voor de contentmigratie. “Elke pagina wordt in elk geval drie keer ‘aangeraakt’: door een redacteur, door een eindredacteur, en door een ‘contenteigenaar’.” De contenteigenaar is degene van de faculteit of afdeling waarvan de betreffende webpagina is. Die bepaalt uiteindelijk of de informatie relevant en up-to-date is en geeft een advies: verwijderen, bewaren of aanpassen. “Zo hebben we de lijst van 80.000 pagina’s al teruggebracht naar 13.000.”, zegt Groen.

Er gaan dus ruim 60.000 pagina’s verdwijnen, en dat gaat niet alleen om achterhaalde informatie. Groen: “Nu wordt de site vaak gebruikt als naslagwerk of als archief; die functie zou hij niet moeten hebben. Zo ontdekten we een pagina met daarop alle promoties sinds 1957. Dat soort informatie gaat verdwijnen.” Maar ook informatie die vooral voor intern gebruik is, zoals de adresgids en pagina’s voor het personeel, gaat verhuizen. Van de openbare website naar het nieuwe intranet MyEUR.

Om te voorkomen dat er na de verhuizing opnieuw een opeenhoping van gedateerde, en slecht vindbare informatie ontstaat, wordt de bestaande redactieorganisatie geprofessionaliseerd. “Daarin komen de redacteuren van alle faculteiten en organisatieonderdelen regelmatig bijeen, om met elkaar te praten over goede afspraken, werkprocessen en richtlijnen. In principe gaat Marketing en Communicatie dat proces begeleiden, onder andere door expertise te leveren.”