Koffie of thee halen kan op de EUR alleen nog met een tag of een pasje. Medewerkers hebben een druppel, gekoppeld aan hun account. Studenten kunnen betalen met MyNetPay, het systeem waar ze ook al mee kunnen printen. Houdt de EUR nu bij of je liever een cappuccino of filterkoffie drinkt? En wat doen ze met die data?
Waarom moeten we koffie halen met registratiemiddel?
De claim is dat van de oude automaten niet alleen de medewerkers gebruik maakten. Studenten, bezoekers en personeel van andere bedrijven die op de campus werkten, nuttigden af en toe ook een kopje koffie of thee. Daarnaast dronken sommige medewerkers van de ene afdeling koffie op een andere afdeling vanwege de flexwerkplekken op de EUR.
Wat is hier erg aan?
Iedereen kon die koffie in principe gratis halen. De rekening daarvan was voor de afdeling waarop de automaat stond. Op deze manier kregen sommige afdelingen rekeningen die niet overeen kwamen met de hoeveelheid koffie die de afdeling dronk. Dankzij de nieuwe registratiemethode is dit probleem opgelost.
Maar nu houdt de EUR dus bij hoeveel koffie ik drink?
Ja, maar alleen om de rekeningen te kunnen betalen van de leverancier en om te kunnen herleiden van welke afdeling een medewerker is die koffie of thee haalt, verklaart de EUR. Zo kan de leverancier de rekening naar de juiste afdeling verzenden.
Hoe lang bewaart de EUR deze gegevens?
MyNetPay bewaart de gegevens van studenten maximaal een jaar. Op hun site kunnen studenten precies zien welke informatie het bedrijf heeft. MyNetPay is verbonden aan het ERNA-account van studenten, maar het bedrijf kan niet herleiden welk persoon achter dat ERNA-account zit. De EUR heeft geen inzicht in die betalingsgegevens en weet dus niet van studenten hoeveel koffie ze drinken.
Bij medewerkers is dat anders. De gegevens van de medewerkers zijn wel gekoppeld aan hun account omdat de rekening naar de afdeling waar ze voor werken moet worden gestuurd. Dit bewaart de EUR zolang het noodzakelijk is om de koffiedata tot een afdeling te kunnen herleiden. Na ieder financiële boekjaar worden de gegevens vernietigd.
