U-raad: Zenuwen over personeelsbeleid, gevoelige samenwerkingen en de Canvas-hack

Twaalf studenten en twaalf medewerkers leggen elke zes weken het vuur aan de schenen van de drie leden van het College van Bestuur tijdens de ‘consultatiemeeting’ van de Universiteitsraad. EM is er bij en houdt de vinger aan de pols van de universitaire democratie.

Afgelopen dinsdag ging het onder andere over zenuwen over de strategie, gevoelige samenwerkingen en de Canvas-hack.

Terwijl buiten de regen met bakken uit de hemel komt, is het in Polak 1.23 dinsdagmiddag gezellig druk. Nadat iedereen een stuk fruit, een  mini-tonychocolonely en een kop koffie gepakt heeft, opent Universiteitsraadsvoorzitter Luca Hellings de vergadering. Collegevoorzitter Annelien Bredenoord trapt af met heuglijk nieuws. “Normaal letten we niet zo op rankings, maar deze vinden we toch wel leuk. We zijn gekozen tot de derde beste werkgever in de publieke sector.” De zaal applaudiseert.

Punt 2.02: De verhuizing van de beveiliging

Anderhalf jaar geleden verhuisde de campusbeveiliging organisatorisch van Real Estate Services naar de Algemene Bestuursdienst. Een bestuurlijke verandering die besproken had moeten worden met de Universiteitsraad en de dienstraden, vinden de raadsleden, maar dat is nooit gebeurd. “We hebben het recht om geïnformeerd te worden”, zegt een raadslid tegen verantwoordelijk bestuurder Ellen van Schoten.

De vice-voorzitter van het CvB trekt het boetekleed aan. “In die periode hadden we grote problemen met de veiligheid op de campus. De beveiliging was niet goed genoeg op orde, dus er moest wat veranderen. Dat hebben we toen besproken met de directeur van de afdeling, en wij hadden de indruk dat zij de betreffende dienstraad betrokken had. Dat is niet gebeurd, en dat was niet de bedoeling. Het zal niet nog een keer gebeuren.”

Punt 2.03: Strategische personeelsplanning

Onder wetenschappelijk personeel is grote onrust over de strategische personeelsplanning (SPP), legt een raadslid aan rector magnificus Jantine Schuit uit. Dat houdt in dat decanen de samenstelling en expertise van hun academische staf in lijn proberen te brengen met de strategische richting van de universiteit. “Wij maken ons zorgen dat de academische vrijheid hiermee in de knel kan komen”, legt een raadslid voor aan Schuit. Een ander raadslid: “Sommige mensen zijn al vertrokken om deze reden.”

Het gaat over de vrees van onderzoekers dat hun onderzoeksveld niet past in het plaatje van de strategie, licht een ander raadslid toe. “Zo’n strategie loopt vijf jaar, zo snel kun je als onderzoeker niet van koers veranderen.”

Volgens Schuit is de angst hiervoor niet nodig. “Ten eerste moet je als manager zorgen dat je afdeling voldoende in lijn is met de strategie, niet  zozeer elke individuele onderzoeker. Ook is het niet zo dat we de strategie elke vijf jaar rigoureus omgooien, we bouwen altijd voort op de vorige.”

De medewerkers in de raad zijn niet allemaal gerustgesteld. “Beurzen en promoties zijn toch echt individueel. Kiezen ze dan niet eerder die onderzoeker die wél met AI bezig is?”, zegt een van hen. Een ander raadslid valt haar bij: “Misschien moeten managers meer gaan focussen op hoe we bestaand personeel kunnen inpassen in de strategie. Dan zijn we volgend jaar misschien nog steeds de derde beste werkgever, in plaats van de 51e”, zegt hij plagerig. Ook de Collegeleden kunnen hier hartelijk om lachen.

Punt 5.01 De commissie gevoelige samenwerkingsverbanden

Het College van Bestuur wilde de commissie Gevoelige Samenwerkingsverbanden eigenlijk per 1 juni opheffen, maar dat wordt voorlopig uitgesteld, zegt Bredenoord. De commissie die onder andere advies uitbracht over samenwerken met Israëlische universiteiten gaat dus nog even door.

Wel is er al een eindevaluatie gedaan. Bredenoord: “Het was een van de eerste commissies in zijn soort in Nederland, en die heeft heel goed werk gedaan. Maar er wordt steeds meer van de commissie gevraagd, terwijl die bestaat uit vier academici die 95 procent van hun tijd aan andere zaken besteden. Dus het werd duidelijk dat het in deze vorm niet duurzaam is. We willen het robuuster maken, en we hebben onderschat hoeveel tijd het kost om dat vorm te geven.”

Vandaar dat het dus wat langer duurt. Ook omdat lang niet iedereen het met elkaar eens is over hoe het verder moet. “Er is consensus dat er meer mankracht nodig is, dat er een mechanisme moet blijven om gevoelige samenwerkingsverbanden te beoordelen. Maar over alle andere aspecten zijn we het nog niet eens.”

Dat blijkt al meteen: een raadslid vraagt zich af waarom het CvB denkt aan een programmacoördinator als leidinggevende van een nieuw orgaan en niet een academicus. “Zo’n advies zou altijd academisch moeten zijn, want academici weten hoe ze dit grondig en analytisch aan moeten pakken”, betoogt ze. Ook moet er volgens haar continuïteit zijn en dus een vaste kern van wetenschappers, niet alleen maar een grote groep van experts waar er per casus drie uit geselecteerd worden. Daar is een ander raadslid het dan weer mee oneens.

Iemand anders benadrukt dat het belangrijk is dat de adviezen gepubliceerd worden en vraagt zich af waarom dat niet met alle adviezen gebeurd is. Bredenoord spreekt dat tegen. “Alle formele adviezen zijn openbaar gemaakt.” Een vierde raadslid suggereert thema’s om op te pakken: “Ze zouden moeten kijken naar samenwerking met defensie en naar datasouvereiniteit.” Het CvB gebruikt de bestuurlijke klassieker: we komen er later op terug.

Punt 5.03 Canvas-hack

Enkele weken geleden werd onderwijsplatform Canvas gehackt. Een raadslid wil van Van Schoten weten wat de universiteit gaat doen om minder kwetsbaar te worden voor toekomstige hacks. “Instructure (de eigenaar van Canvas, red.) heeft het losgeld betaald aan de hackers, dus die hackers hebben een goede business case”, zegt Van Schoten cynisch (het is niet bekend of het bedrijf daadwerkelijk losgeld heeft betaald, alleen dat er een deal gesloten is, red.). “We houden er rekening mee dat dit vaker gaat gebeuren. Daarom schrijven we nu business continuity-plannen om onze belangrijkste softwareapplicaties te beschermen. Daarvoor kijken we ook naar andere universiteiten: de VU had bijvoorbeeld een alternatief klaar staan voor Canvas. Die plannen maken kost wel wat tijd.” Kijkt het CvB daarvoor ook naar Europese alternatieven, zodat de universiteit minder afhankelijk wordt van Big Tech, vraagt het raadslid zich af. “Dat zijn twee verschillende zaken”, vindt Van Schoten. “Het ene gaat over beveiliging, het andere over datasouvereiniteit. Daar zijn we uiteraard ook mee bezig.”

Op dinsdag 7 juli vergaderen de Universiteitsraad en het College van Bestuur opnieuw.