Medewerkers en studenten voelen zich niet veilig genoeg om te melden, College geschrokken    

Medewerkers en studenten hebben weinig vertrouwen in de ondersteunende systemen voor sociale veiligheid op de Erasmus Universiteit. Die conclusie trekt ombudsfunctionaris Wico Verbaan in het meerjarenverslag. In een schriftelijke reactie laat het College van Bestuur weten geschrokken te zijn.

Melders zijn te bang voor mogelijke represailles om een officiële klacht in te dienen, zo ziet ombudsfunctionaris Wico Verbaan. Veel van de meldingen die hij binnenkrijgt zijn vertrouwelijk. In 2025 waren dit 76 van de 140 binnengekomen meldingen. Doordat ze vertrouwelijk zijn, is het aanspreken van betrokkenen of aankaarten van de problemen niet mogelijk. Volgens Verbaan kiezen mensen voor vertrouwelijke meldingen omdat ze niet geloven in de formele opties. De eerste aanbeveling in zijn meerjarenverslag is dan ook: investeer in de opbouw en het herstel van vertrouwen in de al bestaande meldsystemen op de Erasmus Universiteit.

Over de angst voor de gevolgen van een melding die de ombudsfunctionaris merkte, schrijft hij in het verslag: “Dat collega’s en studenten geen vertrouwen hebben in onze reglementen en codes baart mij grote zorgen en maakt mij professioneel somber.” In de gesprekken na vertrouwelijke meldingen kwamen vaak heftige emoties boven, beschrijft Verbaan. Moedeloosheid, verdriet, onmacht, en angst voor gevolgen voor bijvoorbeeld hun loopbaan. “Melders gaven aan dat ‘er echt iets moest gebeuren’ aan de situatie die zij als onoplosbaar beleefden. Zij voelden niet meer de ruimte om zelf in gesprek te gaan met hun collega of docent, met leidinggevenden of met de vertrouwenspersoon.” Ook zagen ze geen heil in een officiële klacht.

Leiderschap

Dezelfde drie punten blijven terugkomen in de meldingen die Verbaan krijgt in zijn drie jaar als ombudsfunctionaris aan de Erasmus Universiteit: leiderschap, systeem en gedrag. Daarbij stelt hij de vraag: “Is er bij al onze collega’s, studenten en leidinggevenden voldoende intrinsieke motivatie om tot echte veranderingen in leiderschap te komen?”

Binnen de problemen met leiderschap gebeuren immers steeds dezelfde vier reacties die zich herhalen, schrijft Verbaan. Eerst het wegkijken bij ongewenst leiderschap, ook door hogere leidinggevenden, en vervolgens het goedpraten of rationaliseren van dit gedrag. Dit zorgt voor een acceptatie van dergelijk gedrag en leiderschap, dat vervolgens weer wordt gekopieerd door andere leidinggevenden en medewerkers.

“Hierdoor ontstaat (in potentie) een giftige mix van angst, macht en leiderschap die zorgt voor een ongewenste/ongezonde werksituatie en verstramming van samenwerking”, schrijft Verbaan. “Deze ontwikkeling zie ik in alle lagen van de EUR-gemeenschap.”  

Daar voegt hij aan toe: “In 2025 gingen 60 van de 65 vertrouwelijke meldingen over ervaren (sociale) onveiligheid veroorzaakt door leidinggevenden. Dat is een fors aantal en een fors percentage.” Ook in 2023 en 2024 gingen de meeste meldingen over leiderschap. Daaronder vielen zaken als intimidatie, agressie en geweld, onveilige werkcultuur, machtsmisbruik en angst voor represailles. Verbaan wil met het College van Bestuur (CvB) samenwerken aan oplossingen.

Systeem en gedrag

Volgens Verbaan wordt te vaak na een melding meer aangestuurd op de-escalatie dan op het oplossen. Hij haalt hiervoor het KNAW-rapport Sociale veiligheid in de Nederlandse wetenschap uit 2022 aan: “De huidige aanpak richt zich op klachtafhandeling in plaats van preventie, waardoor problemen escaleren en vertrouwen verdwijnt.”

Om de klachtafhandeling beter te laten verlopen, moet binnen de universiteit beter samengewerkt worden in het al bestaande netwerk van procedures, functionarissen, loketten en regelementen, vindt Verbaan. Casussen moeten geëvalueerd worden en alle evaluaties moeten ook weer besproken worden, schrijft hij. Zo kan een duidelijker, toegankelijker en beter werkend systeem ontwikkeld worden.

Aan professionele houding en gedrag kan vaak ook gewerkt worden, stelt Verbaan. “Binnen onze universitaire gemeenschap vinden we het soms lastig of voelt het niet veilig genoeg om met elkaar het gesprek aan te gaan over gedrag dat als ongewenst wordt beleefd. Juist hier liggen mogelijkheden voor groei en ontwikkeling. Voor de universitaire gemeenschap als geheel, maar zeker ook voor leidinggevenden en medewerkers.” Voorvallen of problemen wel aankaarten, of het nou over jezelf gaat of een ander, kan escalatie voorkomen, stelt de ombudsfunctionaris.

Te weinig meldingen

De ombudsfunctionaris adviseert onderzoek te laten doen naar het uitblijven van meldingen over seksueel grensoverschrijdend gedrag: “Dit gedrag is helaas iets van alle tijden, en helemaal van dit moment. Toch zijn bij mij hierover (bijna) geen klachten ingediend of (vertrouwelijke) meldingen gedaan. Nu is dit op zich mooi, maar ik geloof niet dat dit thema niet speelt binnen onze universitaire gemeenschap.” Hoe moeilijk het ook is, de ombudsfunctionaris moedigt mensen aan deze gebeurtenissen wel te bespreken, met je omgeving en anders met een instantie als hijzelf.

Binnen de universiteit wordt veel gedaan rondom sociale veiligheid, van beleidstukken tot toneelstukken. Maar, zegt Verbaan: “Als al deze activiteiten en dito investeringen niet leiden tot een (voldoende) gevoel van bescherming bij het doen van een melding, dan doen we iets echt niet goed. Dan werkt het niet.”

Geschrokken

Het College van Bestuur laat in een schriftelijke reactie op het meerjarenverslag weten geschrokken te zijn. “Deze bevindingen vragen om nadere analyse én om actie. Tegelijkertijd realiseren wij ons dat sociale veiligheid binnen een universiteit een complex vraagstuk is.”

Het is volgens het CvB complex omdat de universiteit een grote en diverse organisatie is. “En een cultuur waarin academische vrijheid en professionele autonomie belangrijke waarden zijn. Juist daarom zijn duurzame verbeteringen niet altijd eenvoudig of snel te realiseren. Dat blijkt ook uit recente cultuurtrajecten in faculteiten.” Dat neemt niet weg dat het CvB zich verantwoordelijk voelt, zo staat in de reactie. Daarom wil het onderzoeken hoe het hulp- en meldsysteem toegankelijker kan worden en het vertrouwen kan worden vergroot.