Er is grote ontevredenheid over dit besluit en de dienstverlening van Diversity Travel. Er zijn tal van aanloopproblemen en de communicatie aan de medewerkers over dit besluit was totaal onverwacht en abrupt. Er ontstond meteen onduidelijkheid over wat te doen met reizen die al geboekt waren maar nog plaats moesten vinden. Daar werd ook niets over gecommuniceerd; dat moest men melden aan de leidinggevende, die ook geen oplossing te horen had gekregen.
De website van Diversity Travel functioneerde niet goed en op klachten werd niet of pas laat gereageerd. Allerlei reisopties waren ineens niet meer beschikbaar. Al met al gaan de kosten voor reizen flink oplopen, wat in deze tijden van bezuinigingen een vreemde boodschap is om te krijgen. En het gaat ook consequenties hebben voor het onderzoek en lopende projecten, omdat sommige onderzoeksplannen op de tocht zijn komen te staan omdat ze niet passen in de reisbudgetten die wetenschappers hebben.
Tijdens een informatiebijeenkomst voor ESSB-medewerkers op 31 maart werden tal van vragen gesteld, die door Diversity Travel vaak werden afgedaan met ‘we weten dat dit een probleem is en we zijn bezig met een oplossing’. Maar er werd geen alternatief geboden wat we dan in de tussentijd moeten doen. Hiermee laat de EUR zijn wetenschappers in de kou staan. Er is duidelijk niet goed vooraf nagedacht over deze aanbesteding.
Het argument van de EUR is dat het totale reisbedrag boven de aanbestedingsgrens komt. Dat is nog maar de vraag: het leeuwendeel van de reiskosten wordt niet betaald uit de eerste geldstroom maar komt uit projecten en dus van externe financiers. De reizen die op die manier worden geboekt en betaald, zouden niet moeten vallen onder de aanbesteding van de EUR (want de EUR betaalt die niet).
Vervolgens is er vooraf duidelijk niet goed geïnventariseerd wat wetenschappers nodig hebben en wat dus in het programma van eisen had moeten staan van het CvB waarin wordt vastgelegd wat de partij die de aanbesteding wint, moet gaan verzorgen. De meeste wetenschappers, zeker promovendi, zijn zich zowel bewust van de impact van hun reisgedrag als van de kosten. Ze kiezen voor goedkope vluchten, openbaar vervoer, en goedkope accommodaties. Budgetten voor reiskosten zijn beperkt, dus zuinigheid is geboden.
Daarom kiezen wetenschappers regelmatig voor Airbnb, want dat is niet alleen goedkoper maar het delen van een appartement geeft meer ruimte, ook om te werken en vooral als je langer verblijft vanwege veldwerk of sabbatical. Ook het boeken via een congressite is populair, omdat de congresorganisatie dan kortingen op bijvoorbeeld hotelkosten heeft geregeld. Door vooraf te vragen wat wetenschappers nodig hebben, had de EUR bij de aanbesteding op zoek kunnen gaan naar een aanbieder die dat aanbiedt. Nu zitten we met een bedrijf dat dergelijke opties allemaal niet biedt – en mogen de wetenschappers dit ook niet zelf boeken.
Diversity Travel heeft dus, met dank aan het CvB, een monopolie gekregen. En zoals we weten, kunnen monopolisten bepalen wat het aanbod en de prijs is. Wetenschappers zijn ervan afhankelijk en mogen niet zelf goedkopere reizen kiezen in de vrije markt.
Een universiteit die economie en bedrijfskunde hoog in het vaandel heeft staan, had daar beter over na moeten denken. Nu zijn we afhankelijk van een bedrijf dat niet kan leveren wat wetenschappers nodig hebben, en moeten we reizen tegen hogere prijzen. Dit gaat ten koste van onze internationale uitwisseling en wetenschappelijke reputatie, en het lijkt me toch niet dat het CvB dat een goede uitkomst vindt.
Sandra van Thiel is hoogleraar Publiek management bij Bestuurskunde (Erasmus School of Social and Behavioural Studies) en deze bijdrage is op persoonlijke titel geschreven.
Er is terecht veel te doen om deze aanbesteding, en de keuze voor en dienstverlening door Diversity Travel.
Dat er bij de voorbereiding van de aanbesteding geen input is opgehaald bij de uiteindelijke gebruikers (reizigers en bestellers) is kwalijk, zeker ook omdat dit niet de eerste keer is dat dit nagelaten is bij een aanbesteding die direct raakt aan het werkproces van EUR medewerkers.
Of de EUR mogelijk niet aanbestedingsplichtig was voor dienstreizen omdat een deel van de reizen doorbelast worden, is maar zeer de vraag. Universiteiten zijn gewoon publiekrechtelijke instellingen en daarmee aanbestedingsplichtig. Dat een deel van de reiskosten worden doorbelast aan derden doet, bij mijn weten, niet terzake. Bovendien zijn veel van die externe financiers ook overheden. Zie voor een gerelateerde uitspraak over de aanbesteding van dienstreizen door een universiteit: https://www.commissievanaanbestedingsexperts.nl/documenten/adviezen/2019/01/14/advies-497.
Ik ben het hier echt helemaal mee eens. Het is echt bizar dat in een periode van bezuinigingen de reiskosten omhoog gaan door er een organisatie tussen te zetten die niet functioneert en die bepaald niet de goedkoopste opties biedt.
Dit geldt overigens net zo goed voor Professional Services Staff.
Mooi voorbeeld van ver van het primaire proces afzitten en zonder kennis te nemen van de wensen van het primaire proces een niet functionerende centrale dienst opzetten…
Misschien is het wel een ontmoedigingsbeleid. Maak het zo moeilijk en onaantrekkelijk om reizen te boeken dat er minder wordt gereisd. Er is tenslotte een forse bezuingingstarget…..