Werken onder een palmboom? Check even of dat wel mag

De coronapandemie lijkt het perfecte moment om je boeltje te pakken en over de grens te gaan werken. In je thuisland, dichter bij vrienden en familie of misschien zelfs onder een palmboom. Het kan makkelijk nu iedereen vanuit huis en digitaal werkt. Maar het mag niet zomaar. Medewerkers die ten tijde van de pandemie niet in Nederland wonen maar wel voor de EUR werken, kunnen in de problemen komen met hun sociale zekerheid, de belastingdienst en hun zorgverzekering. Overigens gelden die regels ook nog na de pandemie.

Het komt voor dat een leidinggevende akkoord geeft op (tijdelijk) werken in het buitenland, zonder precies te weten welke haken en ogen daaraan zitten. De afdeling Human Resources van de universiteit is druk bezig om alle faculteiten en leidinggevenden hiervan te doordringen, want de urgentie wordt vaak onderschat.

En dat heeft al tot nare consequenties geleid. Zo hebben medewerkers geen recht gehad op uitkeringen in het buitenland, en hebben lokale autoriteiten boetes uitgeschreven voor het niet afdragen van sociale premies.

Ook kan het gebeuren dat een medewerker in de problemen komt bij het gebruikmaken van gezondheidszorg: met een Nederlandse zorgverzekering heb je niet altijd recht op zorg in het buitenland, met als gevolg dat de medewerker de ziekenhuisrekening zelf moet betalen.

“Grensoverschrijdend werken kan wel, maar moet je wel goed regelen. We zouden graag willen dat mensen vooraf de risico’s kennen”, licht Sam Broekman, HR-adviseur internationalisering, toe.

Al voor de coronapandemie was zijn afdeling druk bezig om de zaken voor medewerkers in het buitenland aan te passen en goed te regelen. Want per 1 januari 2020 ging de WNRA in werking, een wet die kortgezegd heeft bepaald dat universiteitsmedewerkers niet langer de ambtenarenstatus hebben. Gekoppeld aan die ambtenarenstatus zat ook het recht dat je altijd in Nederland sociaal verzekerd was, ook als je niet in Nederland woonde.

Nu dat niet meer automatisch is geregeld, moet per medewerker en land van vestiging worden gekeken welke verdragen er zijn, en welke regels er gelden om te bepalen hoe en waar er premies moeten worden betaald om recht te hebben op bijvoorbeeld een uitkering. Ook als je een adres hebt in Nederland maar tijdelijk, bijvoorbeeld vanwege corona, vanuit het buitenland werkt, kan dit effect hebben op de wijze waarop je premies moet afdragen.

Overigens geldt vanwege de corona-pandemie binnen de Europese Unie voor bepaalde werksituaties een tijdelijke regeling waarbij de premies gewoon in Nederland afgedragen kunnen blijven worden, vooral bedoeld voor mensen die werken in de grenslanden België, Duitsland en het Verenigd Koninkrijk.

De HR-afdeling heeft op dit moment zo’n vijftig medewerkers in het vizier, die in het buitenland (EU en niet-EU) voor de EUR werken, en die in het buitenland sociale premies (zouden moeten) afdragen. Vijftien van hen zitten in België of Duitsland, voor hen zijn de zaken nu geregeld. Met de overige 35 is het HR International ‘heel hard’ bezig.

Er verblijven momenteel EUR-medewerkers onder andere in Latijns-Amerika, het Midden-Oosten, en Noord-Amerika. Het betreft volgens Broekman vrijwel uitsluitend wetenschappelijk personeel, van hoogleraren tot promovendi. Er zitten ook student-assistenten in het buitenland, maar die aantallen zijn niet opgenomen in deze cijfers.

“Sociale zekerheid is in elk land, ook binnen de EU, op nationaal niveau geregeld. Dus dat kan zeer complex worden”, weet Broekman. Met EU-landen en de meeste ‘westerse’ landen als het VK, de VS, Japan en Australië, heeft Nederland afspraken over hoe zaken als sociale zekerheid en ziektekostenverzekeringen geregeld moeten worden. Maar met de meeste andere landen niet, dat vergt dus veel uitzoekwerk en bureaucratie. Het liefst ziet HR, uiteraard, dat deze zaken geregeld worden vóórdat iemand in dienst komt. Achteraf zaken rechtbreien is, zo weet Broekman uit ervaring, enorm gecompliceerd en zorgt voor veel frustratie en ontevredenheid aan beide kanten.

En dan hebben we het alleen nog over de sociale verzekeringen en ziektekosten, waar zowel werknemer als werkgever verantwoordelijk voor zijn. Voor het betalen van belasting in het buitenland zijn medewerkers in principe zelf verantwoordelijk.