Hectiek bij ict: al 2.500 videocolleges opgenomen

Dat trekt uiteraard een wissel op de medewerkers. “Het is heel erg druk”, vertelt ict-directeur Monique Thomas via een videoverbinding vanuit haar huis. De medewerkers van haar afdeling werken namelijk óók vanuit huis, en dat betekent dagelijks heel veel overleg. “Je merkt dat je zaken heel duidelijk met elkaar moet afspreken”, zegt Thomas.

Zit er dan niemand meer op kantoor om de kritieke systemen in de gaten te houden? “Als een systeem uitvalt moet er iemand naar de campus, maar veel dingen kunnen vanuit huis.” Alleen de Servicedesk en het Media Support Centre zijn nog aanwezig. Die laatste afdeling helpt docenten bij het maken van online colleges, waarvan er de afgelopen weken maar liefst 2.500 zijn opgenomen.

Toen duidelijk werd dat vrijwel alle EUR-medewerkers vanuit huis moesten gaan werken, kwam de afdeling meteen in actie. “Vrijdag de dertiende was dat, ik weet het nog goed”, lacht Thomas. “We hebben meteen het aantal licenties voor MyApps (de remote desktop van de universiteit, red.) verhoogd van vierhonderd naar duizend.”

Maar ook met duizend licenties loopt het systeem inmiddels tegen de grenzen aan, medewerkers krijgen regelmatig de melding dat het vol zit. “Het is ineens heel snel gegaan. Niet de CIO, niet de CTO maar COVID-19 zorgt nu voor de digitalisering van de EUR”, zegt Thomas met een knipoog. Die stroom aan nieuwe gebruikers leidde tot een hausse aan vragen aan de Servicedesk: het aantal mails en telefoontjes steeg met 50 procent.

Ook is de afdeling direct begonnen met aanbieden van het softwarepakket Microsoft Teams om videogesprekken tussen medewerkers veilig te laten verlopen. “Dat zou eigenlijk pas deze zomer plaatsvinden, dus dat heeft een enorm beroep gedaan op onze mensen. Het is niet alleen de software installeren: je moet mensen op de hoogte brengen en handleidingen beschikbaar maken. Tegelijkertijd hebben we de e-mailaccounts verplaatst naar de cloud, zodat vanuit Outlook meetings aangemaakt kunnen worden in Teams.”