Recept voor een goede overdracht

Het is duidelijk: de zomer komt eraan. De temperaturen stijgen, buiten op de campus waar groepjes studenten van de zon genieten en binnen in het Polakgebouw waar tientallen afstuderende studenten zitten te zwoegen. Voor de universiteitsraad is daarmee een belangrijke periode begonnen: de overdracht.

Veel dossiers waar de universiteitsraad mee te maken heeft, gaan over meerdere jaren. Goede informatieoverdracht is dus essentieel. Dit hebben wij gedaan door de essentiële informatie te verzamelen in een overdrachtsboek en ook zijn er grote hoeveelheden digitale documenten beschikbaar voor de nieuwe raad. Om deze droge stof verder toe te lichten hebben we vanuit de studentengeleding verschillende overdrachtsdagen georganiseerd en proberen we met onze ervaringen de nieuwe raad zo goed mogelijk klaar te stomen voor het komende jaar.

Ik wil hier ook graag één ervaring delen, niet alleen met de nieuwe raadsleden, maar met ieder toekomstig raads-, commissie- of bestuurslid: het helpt als je er wat leuks van maakt! Het klinkt misschien wat soft, onprofessioneel of als een open deur. Maar hoe je het ook wendt of keert, wanneer ik terugkijk op dit jaar, denk ik dat de grote kracht is geweest achter deze raad, dat we werk en plezier combineerden.

Ik moet bijvoorbeeld denken aan het moment dat ik samen met een groep raadsleden in een rokerig café in Krakau zat, Cubaanse muziek op de achtergrond én stapels met notulen en documenten over de instellingstoets en de kadernota. Wat deden we daar? Een raadsjaar is meer dan vergaderen en stukken lezen, het is ook een jaar waarin je heel intensief samen moet werken met een groep studenten. Juist door de combinatie van hard werken én leuke dingen doen groei je als team. Ik ben er honderd procent van overtuigd dat dit ons raadswerk alleen maar ten goede is gekomen.

Een nieuwe groep met nieuwe inzichten heeft grote voordelen. Maar het kan ook ontzettend frustrerend zijn, wanneer de betrokkenen ‘halverwege’ het proces worden gewisseld. Een jaar lang overlegt de raad met het College van Bestuur. In deze overleggen wordt vaak voor een bepaalde richting gekozen. Als de nieuwe raad opeens een andere kant op wil, dan levert dit lastige situaties op voor zowel de raad als het College van Bestuur.

Een voorbeeld waar wij tegenaan zijn gelopen, betrof een wijziging in de reglementen over de bestuursbeurzen. De vorige raad had al ingestemd met de nieuwe regeling. Onze raad kreeg de stukken alleen ter informatie. Met andere woorden, wij hadden geen formele rechten op basis waarvan wij de wijzigingen zouden kunnen inbrengen. Dat de raadsleden ondertussen gewisseld zijn, maakt voor een dergelijke beslissing niets uit.

Echter stond deze beslissing in onze ogen haaks op de speerpunten die wij als raad voorstaan: gelijke kansen en het stimuleren van goede medezeggenschap. In de nieuwe regeling zouden de studenten met een mindere financiële positie er extra op achteruitgaan. Terwijl juist voor deze studenten de hoogte van de beurs bepalend is voor het wel of niet gaan vervullen van een bestuur- of medezeggenschapsfunctie.

Toen wij aangaven het oneens te zijn met de beslissing was de eerste reactie vanuit het universiteitsbestuur enigszins verbaasd. Dit waren toch de wijzigingen waar de raad mee had ingestemd? Door voet bij stuk te houden, en goed overleg met het College en de betrokken beleidsmedewerkers is het uiteindelijk goed gekomen en het bleek mogelijk om de beslissing terug te draaien.

Er zijn ook situaties waarbij dit niet haalbaar of wenselijk is, het College van Bestuur zet veel beleid in over een langere periode. Steeds van koers veranderen is niet wenselijk, ook al heeft een nieuwe raad een andere mening. Als een gebrek aan achtergrondinformatie de achterliggende reden is voor het verschil in inzicht, dan is daar wél wat aan te doen: een goede overdracht.

Wat dat betreft is de Universiteitsraad net een estafetterace: je rent tot het moment dat je het stokje moet doorgegeven. En net als bij een estafetterace is dit moment van overdracht essentieel. Een voordeel voor de nieuwe studentengeleding is dat twee van de huidige raadsleden volgend jaar blijven. De grondige overdracht in combinatie met ervaren raadsleden én een flink portie aan nieuwe energie en ideeën, maakt dat ik het stokje vol vertrouwen doorgeef.