Achtbaan bij IT tijdens Canvas-crisis: ‘Alle alarmbellen gingen rinkelen’ 

Nu Canvas weer beschikbaar is voor iedereen, blikken de betrokken medewerkers terug op hectische weken met moeilijke beslissingen en hoge werkdruk. 

Canvas is sinds woensdagmiddag weer voor volledig beschikbaar voor studenten en medewerkers. Achter de schermen hebben verschillende teams keihard samengewerkt om dat voor elkaar te krijgen.  

“Het waren spannende weken”, zegt Kenneth Konigferander, adjunct-directeur bij EDIS, de IT-afdeling van de universiteit. “Als er iets gebeurt wat je niet verwacht en bovendien een enorme impact heeft op de universiteit, zorgt dat voor veel spannende momenten. Dat wordt erger wanneer je als universiteit maar beperkt  controle over de situatie hebt.” 

Spannende dagen 

Er waren meerdere spannende momenten. Dat begon bij de eerste hack die begin mei ontdekt werd, waarbij de hackers van ShinyHunters gegevens van 275 miljoen gebruikers buitmaakte. “In eerste instantie denk je bij de eerste berichten in de media: is dit echt waar?”, vertelt Konigferander. “Zodra de leverancier de hack bevestigde, gingen alle alarmbellen rinkelen en schakelden we naar de crisismodus. We begonnen meteen te onderzoeken wat de extra risico’s waren”. 

In eerste instantie leek de schade aan het systeem mee te vallen, maar op 7 mei bleek de hackersgroep nog steeds in het systeem te zitten. Daarmee was de dreiging allesbehalve voorbij. De digitale‘ophaalbrug’ moest zo snel mogelijk worden opgetrokken. “Canvas is verbonden met andere systemen van de universiteit”, legt Konigferander uit. “Het gevaar was niet te overzien. Daarom besloten we het platform afgelopen vrijdag volledig los te koppelen.” 

Voor Stella Verbrugge-Van den Eshof, hoofd studentenadministratie & cursussen die na de tweede hack verantwoordelijk was voor de inrichting van Canvas voor de Erasmus Universiteit, verliep haar vakantie in eigen land anders dan gepland. Samen met een samengesteld team bracht ze de hoogste prioriteiten in kaart om de impact op het onderwijs zo beperkt mogelijk te houden. Uiteindelijk bleken drie zaken cruciaal: communicatie tussen docenten en studenten, het kunnen delen van studiemateriaal en het uploaden van opdrachten. “Zodra deze prioriteiten duidelijk waren, konden we meteen schakelen”, zegt ze. 

Samenwerken in crisistijd 

Beiden benadrukken het belang van samenwerken in crisistijden. Door verschillende disciplines bij elkaar te brengen, zoals IT, Integrale Veiligheid, Onderwijsondersteuning, Communicatie en Faculteiten kan je betere besluiten nemen.

Konigferander: “De universiteit was niet de enige getroffen universiteit in Nederland. Door samen te werken met de andere universiteiten konden we  beter geïnformeerde beslissingen te nemen, omdat we elkaars best practices konden gebruiken.”. 

De gezamenlijke aanpak zorgde uiteindelijk voor een snelle herstart. “De verschillende teams, zowel binnen als buiten de universiteit, hebben buitengewoon goed werk geleverd”, zegt hij trots.  

Verbrugge-Van den Eshof is vooral blij dat de faculteiten direct wilden meewerken. “Het is mooi om te zien hoe snel iedereen klaarstond om in actie te komen. Hierdoor konden we direct in kaart brengen wat de prioriteiten waren.“ 

Op zaterdag kwam de beveiliging speciaal naar de campus om de deur open te doen, zodat het team aan de slag kon met een tijdelijk alternatief. “Dat geeft toch een bijzonder gevoel.” Ondanks de grote belangen ervoer ze de situatie ook als iets positiefs. “De situatie gaf me, hoe gek dat ook klinkt, een gevoel van trots. Je voelt dat je samen echt iets kunt betekenen voor het onderwijs op de momenten dat het telt.”

Weer online 

Ook het moment dat alles weer online ging, was spannend. Zekerheid dat het niet nog een keer misgaat, is er namelijk nooit. Volgens Konigferander draait het dan om de afweging: wanneer is het weer ‘veilig genoeg’ is om volledig online te gaan? “Wil je als universiteit bij de kopgroep zitten, of kies je ervoor nog even te wachten?”. Hier werd nogmaals duidelijk hoe belangrijk goede samenwerking en informatieuitwisseling was.

Belang van goede IT-systemen 

De crisis heeft pijnlijk duidelijk gemaakt hoe afhankelijk onderwijs en onderzoek zijn van stabiele digitale voorzieningen – iets wat normaal gesproken vooral op de achtergrond blijft. Samen met de andere Nederlandse universiteiten volgt nu een landelijke evaluatie plaatsvinden om verdere lessen te trekken, vertelt Verbrugge-van den Eshof. 

“We weten nu nog beter hoe we moeten reageren op dit soort situaties”, besluit Verbrugge-van den Eshof. “Op het moment dat onze IT-systemen in de toekomst nogmaals te maken krijgen met zo’n situatie, dan zijn we beter in staat om snel een alternatieven te bieden die  goed werken voor studenten en docenten”.