Bellen, mailen, Zoomen en overleggen. Ze begonnen officieel in december, maar de maanden daarvoor waren de bestuursleden al gestart met het maken van afspraken. Het is dit jaar een extra ingewikkelde puzzel. “Veel hangt af van de restricties in de zomer. Dat bezorgt ons wat extra werk en vergt discipline, maar gelukkig krijgen we goede hulp.”
De drie scenario’s waar het bestuur mee werkt houden rekening met verschillende maten van restricties, vertelt Prins. “De eerste is gebaseerd op zo min mogelijk restricties. Daarbij halen we inspiratie uit de Eurekaweek van 2019. We gaan er in dit scenario vanuit dat we met veel mensen bij elkaar kunnen zijn. Of dat met testen gaat zijn of met vaccinatiepaspoorten, weten we nog niet. Dat moet in de loop van het jaar gaan blijken.”
Restricties
Het tweede scenario: anderhalve meter afstand, maar géén maximale groepsgrootte. “Dan is ruimte creëren het belangrijkste, maar kunnen er wel grote evenementen plaatsvinden.” Het derde: wél een maximale groepsgrootte. “Maximaal driehonderd mensen bij elkaar buiten en dertig bij elkaar binnen. Dan gelden de meeste restricties. Voor dit scenario kunnen we putten uit het originele draaiboek voor 2020. Die is uiteindelijk niet uitgevoerd, want de week moest op het laatste moment worden aangepast vanwege extra coronamaatregelen.”
Met deze scenario’s gaat het bestuur rond bij organisaties om te kijken wat mogelijk is en bouwen ze drie verschillende draaiboeken. “Er is veel begrip. Iedereen zit in dezelfde situatie. We vragen ze ook wanneer ze duidelijkheid moeten hebben en proberen dat zo ver mogelijk naar achteren te schuiven, maar we zullen wel een aantal weken van tevoren de knoop moeten doorhakken in een keuze voor een bepaald draaiboek, vanwege contracten.”
En de groep die vorig jaar een Eurekaweek heeft gehad die grotendeels online was? “We denken erover na of we daar iets voor kunnen organiseren. Ze hebben de stad en universiteit goed leren kennen, maar je hoort wel dat ze veelal moeite hadden vrienden te maken. Maar ik kan hen niets beloven. We hebben dit jaar weer 4.500 nieuwe studenten. Om dan ook nog plek te creëren voor de 4.000 van vorig jaar is behoorlijk pittig. Zeker als we ook nog anderhalve meter afstand moeten houden.”
Gids of crewlid
Wat sowieso een optie is voor die tweedejaars: gids of crewlid worden. “Dat is heel populair dit jaar. Zo kunnen ze toch nog een volledig programma doorlopen. Wat we ook zien: verenigingen die iets organiseren voor degenen die vorig jaar niet van een normale Eurekaweek konden genieten.”
Deze donderdagavond om 20.00 uur presenteert het Eurekaweekbestuur online het thema van de komende Eurekaweek.
