Hoe de declaraties van het College van Bestuur met ruim 100.000 euro stegen

In de jaren 2013 tot en met 2018 lag de hoogte van de declaraties van het College van Bestuur op gemiddeld zo’n 70.000 euro. In 2019 declareerden de drie bestuursleden (in dat jaar rector magnificus Rutger Engels, voorzitter Kristel Baele tot 1 december en als derde bestuurslid Roelien Ritsema van Eck) samen 177.000 euro. Dat is meer dan een verdubbeling ten opzichte van een jaar eerder. Bestuurders van universiteiten hebben het recht om kosten te declareren die nodig zijn vanuit hun functie.

Uit de cijfers in het jaarverslag blijkt dat de binnenlandse reiskosten, de representatiekosten en de buitenlandse reiskosten in 2019 alle drie fors hoger waren dan in voorgaande jaren. Bovendien wordt het maximumbedrag dat de Vereniging Samenwerkende Nederlandse Universiteiten (VSNU) voorschrijft voor de representatiekosten overschreden onder meer door een destijds al lopend contract. De accountant adviseerde in een rapport om de manier waarop declaraties werden goedgekeurd aan te passen.

Het CvB wil geen volledige inzage geven in de bonnetjes, wel geeft bestuurssecretaris Ann O’Brien een verklaring en inzage in nadere specificaties van de cijfers.

Volgens de secretaris is er een aantal redenen voor de stijging in declaratiekosten. “In voorbereiding op de nieuwe meerjarige strategie van de Erasmus Universiteit zijn bestuursleden afgereisd naar het buitenland om gerenommeerde universiteiten en instituten te bezoeken. De reizen waren ook in het kader van het tekenen van een aantal samenwerkingsovereenkomsten en memoranda van overeenstemming (document waarin partijen gezamenlijke voornemens vastleggen, red.) met partneruniversiteiten.”

De reizen van de bestuursleden zijn onder meer gemaakt naar Londen, de Verenigde Staten, China en Japan. De rector maakte, samen met EUR-collega’s, een rondreis door de Verenigde Staten langs verschillende ‘impact-gedreven’ universiteiten, ging voor het Rotterdam Arts and Science Lab (een samenwerking met Codarts) naar Londen en toog met VSNU-collega’s naar Brussel.

De voorzitter van het College van Bestuur (toen nog Kristel Baele) is met burgemeester Aboutaleb naar Shanghai gereisd vanwege het veertigjarig bestaan van de stedenband tussen Rotterdam en de Chinese havenstad. Baele bezocht daar de Jiaotong University en is later naar Japan geweest. Ritsema van Eck bezocht in een rondreis met vertegenwoordigers van andere Nederlandse universiteiten Hongkong, Hangzhou en Shanghai.

Daarnaast zijn de kosten met betrekking tot het maken van binnenlandse dienstreizen hoger dan voorgaande jaren, onder andere omdat twee van de drie leden van het CvB buiten Rotterdam woonden. Uit de specificaties die door de bestuurssecretaris zijn gegeven, blijkt dat het leeuwendeel van de bijna 80.000 euro aan binnenlandse reiskosten is besteed aan taxivervoer.

De taxi werd niet gebruikt voor woon-werkverkeer, want dat is niet toegestaan, benadrukt O’Brien. De bestuursleden krijgen voor woon-werkverkeer de vergoeding die voor alle medewerkers geldt: 19 cent per kilometer. Maar: “Het zou wel kunnen dat bestuursleden naar huis zijn gebracht na een afspraak waar ze de taxi voor gebruikten. Denk aan een werkafspraak in de avond, waar het bestuurslid veilig thuis moet kunnen komen. ” En om een bestuurder veilig thuis af te zetten, moet de chauffeur meer kilometers afleggen als die bestuurder verder van Rotterdam woont.

Waar het taxivervoer precies voor gebruikt is, kan EM niet controleren. Afgelopen zomer (na het verschijnen van het jaarverslag van de Erasmus Universiteit) adviseerde de onderwijsinspectie over het rapporteren van declaraties door hoger onderwijsinstellingen. Een van de aanbevelingen aan universiteiten was om standaard een verzamelstaat (overzicht van de declaraties, hoeveel dat kostte en door wie het is uitgegeven, red.) te publiceren. Minister Ingrid van Engelshoven van Onderwijs nam deze aanbeveling over. De secretaris van de EUR zegt daarover dat de universiteit in toekomstige jaarverslagen een verzamelstaat overweegt te publiceren, maar niet met terugwerkende kracht. Ook krijgt EM geen inzage in de rittenadministratie van het taxivervoer.

Deloitte, de accountant van de Erasmus Universiteit, schrijft over de declaraties van 2019 dat uit een ‘rechtmatigheidscontrole’ gebleken is ‘dat de declaraties voldoen aan de Declaratieregeling CvB-leden Nederlandse Universiteiten’ en dat uit deze controle ‘geen bevindingen naar voren komen die duiden op financiële onrechtmatigheden’. De secretaris voegt daaraan toe: “Ook de Raad van Toezicht is akkoord met de declaraties. Wij sturen hen twee keer per jaar door wat de stand van zaken is. Voorafgaand aan grote reizen of beslissingen over kosten voor bijvoorbeeld een opleiding vragen we de Raad van Toezicht om toestemming.”

Deloitte schrijft in het accountantsrapport ook dat controlemechanismen bij het declareren beter kunnen: “We begrijpen dat intern afgesproken is dat declaraties van de leden van het College van Bestuur beoordeeld en goedgekeurd worden door de voorzitter van het College van Bestuur. De declaraties van de voorzitter CvB worden gecontroleerd door één van de leden van het College van Bestuur.”

Met andere woorden: de bestuursleden controleerden in 2019 elkaar, volgens de accountant. O’Brien zegt dat het in de praktijk in 2019, tot voorzitter Hans Smits kwam, anders zat dan hoe Deloitte het in het accountantsrapport optekende. “De voorzitter controleerde de declaraties van de rector en het derde lid en de secretaris controleerde de voorzitter.”

Deloitte adviseert in het vervolg een extern controlemechanisme in te brengen bij de Raad van Toezicht of voorzitter van de remuneratiecommissie (de commissie die voorstellen doet over de beloning en overige arbeidsvoorwaarden van het bestuur). Sinds de komst van een nieuwe voorzitter in augustus 2020 (Ed Brinksma) is de procedure aangepast, zegt O’Brien. “De secretaris controleert alle drie de bestuursleden en legt twee keer per jaar alles voor aan de Raad van Toezicht. De Raad van Toezicht blijft vooraf opleidingen, trainingen en reizen goedkeuren.”

De VSNU-richtlijn voor declareren die per 1 januari 2018 van kracht werd (zie kader onderaan) schrijft tot slot een maximaal maandelijks uit te keren bedrag voor die de bestuursleden kunnen besteden aan representatiekosten. Dit vaste maandelijkse bedrag spreken de bestuurders af met de Raad van Toezicht en wordt uitgekeerd in een maandelijkse toelage. Deze toelage is bijvoorbeeld voor kleding en voor de bestuursfunctie relevante aanpassingen aan het huis. Het maximum van deze toelage was in 2019, ook volgens de secretaris, 541,90 euro per maand. Jaarlijks is dat ongeveer 6.500 euro, terwijl volgens het jaarverslag de rector 8.962 euro en de voorzitter 8.635 euro ontvingen. Dat is hoger dan de richtlijn voorschrijft.

Een deel van een verklaring voor de overschrijding is een contract wat eerder is afgesloten, volgens O’Brien. Het arbeidscontract van Kristel Baele – waar de vaste onkostenvergoeding voor representatiekosten in is afgesproken – is afsloten voordat de VSNU-richtlijn van kracht werd, waardoor het ‘contractbreuk’ zou zijn om het bedrag naar beneden bij te stellen, volgens de universiteit. In het geval van Rutger Engels is er volgens de secretaris geen sprake van een overschrijding van de norm.

Reacties Deloitte en Raad van Toezicht
Deloitte kan vanwege een geheimhoudingsplicht niet reageren. EM wacht nog op een reactie van de Raad van Toezicht.