Meer zicht op promovendi dankzij nieuw softwaresysteem

In Hora Finita, zoals het systeem heet, kunnen promovendi en promotoren alle stappen in het promotietraject vastleggen en inzien, van de eerste registratie tot afspraken over de voortgang tot de plechtigheid. Omdat gegevens van alle promovendi binnenkort in Hora Finita zitten, krijgt de universiteit een beter beeld van de promotietrajecten.

Nu is er slecht zicht op buitenpromovendi en promovendi die langer over het promotietraject doen dan gepland. Nederlandse universiteiten zijn zelfs niet in staat om een overzicht te geven van alle buitenpromovendi. Ze hebben simpelweg geen idee hoeveel dat er zijn, zo bleek onlangs toen de Tweede Kamer vroeg om inzicht.

Zware druk

“Een dergelijk systeem is er helemaal nog niet op de Erasmus Universiteit”, vertelt projectleider Michel Wesseling. “De belangrijkste doelen zijn dat de PhD-kandidaat in control is van het promotietraject en dat de universiteit en de faculteit meer zicht krijgen op hoeveel promovendi er rondlopen en hoe hun traject vordert.”

“Promovendi voelen een zware druk, en voor een deel heeft dat te maken met de communicatie met hun promotor of begeleider”, legt Wesseling uit. “Met Hora Finita worden alle afspraken vastgelegd en komen er automatisch meldingen binnen, bijvoorbeeld van deadlines of als een promotor ergens goedkeuring voor moet geven.” Bovendien kunnen promovendi met het systeem zelf hun traject nauwkeurig plannen.

Het nieuwe volgsysteem moet per 1 maart live gaan. Vanaf dat moment gebruiken alle promovendi van het Erasmus MC, de Erasmus School of Law en International Institute of Social Studies het nieuwe systeem. Per 1 maart moeten ook alle promovendi hun promotie via Hora Finita aanvragen.