Online registratie van promoties

‘Hora Est’ vervangt na bijna twintig jaar het huidige promotieadministratie systeem ‘Promad’. Op 8 maart wordt het nieuwe systeem feestelijk gelanceerd met de eerste officiële aanmelding van een promovendus online.

De reden voor het invoeren van het nieuwe systeem was dat de papieren rompslomp teveel tijd ging kosten. Sinds de invoer van Promad is het aantal promoties aan de Erasmus Universiteit Rotterdam namelijk meer dan verdubbeld. Waren dat er in 1992 nog 116, in het afgelopen jaar werden er 283 promovendi genoteerd.  

Responstijd wordt verkort

Belangrijk winstpunt is dat alle communicatie met de promovendus en de promotor rond het traject vanuit bureau Universitaire Plechtigheden plaatsvindt door automatisch gegenereerde e-mails. Dit bespaart alle partijen jaarlijks duizenden in te typen brieven en formulieren. Dit verkort de responstijd aanmerkelijk. Bovendien kunnen direct betrokkenen online voortdurend de stand van zaken van het promotieproces volgen.

Dubbel werk

Tot nu toe vullen de promovendus en promotor papieren formulieren in, die vervolgens door bureau Universitaire Plechtigheden in een database worden ingevoerd. De medewerkers van het bureau Universitaire Plechtigheden sturen weer brieven aan betrokkenen. Dit proces, waarbij gegevens dubbel worden ingevoerd, is omslachtig en vergroot de kans op fouten. Daarbij is voor de betrokken promovendi en promotoren niet altijd duidelijk wat de status van het traject is.

Met Hora Est kan de promovendus via internet zelf een promotieadministratietraject in gang zetten.

Hora Est is een applicatie binnen Metis en is tot stand gekomen in samenwerking met de universiteiten van Utrecht en Groningen.