Op centraal niveau inventariseert Sandra Klarenbeek wat er mogelijk is bij de studieplekken en in de onderwijsruimten. Eerst komt de tentamenperiode eraan, die uiteraard volledig digitaal plaatsvindt. Maar na de zomer is de stelregel: “Op campus als het kan, online omdat het kan”, vertelt Klarenbeek. “En een ander uitgangspunt is dat een onderwijsblok dat online begint ook online wordt afgemaakt. Dit is belangrijk voor internationale studenten, die er bijvoorbeeld voor kiezen om bij hun ouders het onderwijs te volgen.” Ook grote hoorcolleges blijven na 1 september zeer waarschijnlijk online, want met een capaciteit van 15 procent zijn alle zalen te klein. “Bijvoorbeeld in de Aula, die een capaciteit heeft van 880 stoelen, blijven nog maar 130 stoelen over.”
Halve groepen
“Bij werkcolleges zijn de faculteiten nu hard aan het nadenken hoe ze met die beperkte ruimte om kunnen gaan. Bijvoorbeeld door het opsplitsen van de groep: eerst de ene helft aanwezig in de zaal, bij het tweede college de andere helft, en de rest dan bijvoorbeeld via een videogesprek. Ook kijken we of en hoe we zalen, die dat nog niet hebben, kunnen uitbreiden met opnamefaciliteiten voor online colleges.”
Klarenbeek noemt het een uitdagende en soms ook frustrerende situatie. “Zodra er een RIVM-advies is ga je een plan schrijven, maar tegen de tijd dat je het af hebt is er alweer een nieuw advies.” Belangrijk is in elk geval dat nieuwe studenten na 1 september kunnen kennismaken met elkaar en met de campus, vindt Klarenbeek. “Daar zetten we ons voor de volle 100 procent voor in.”
Drie fasen
Bij de Rotterdam School of Management (RSM) is Aisha de Valk verantwoordelijk voor het opstellen van een plan voor de medewerkers. Twee weken had ze om een plan op te stellen voor de zeshonderd werkplekken die de RSM rijk is. “We gaan uit van drie fasen. In de eerste fase kan ongeveer 10 tot 15 procent van de medewerkers naar kantoor komen. De tweede fase – vanaf 1 september – gaat uit van ongeveer 20 procent. Maar ook daarna hebben we nog geen vaccin, dus de anderhalve meter blijft.”
Het opstellen van het plan is volgens De Valk erg complex, vooral omdat het zo gedetailleerd is. “Ten eerste heb je heel verschillende wensen: de ene medewerker durft het niet goed aan om naar kantoor te komen, de ander wil dolgraag. En dan heb je uiteraard nog mensen die in de risicogroep vallen.” Bovendien moet De Valk rekening houden met de andere gebruikers van het Mandevillegebouw, waar een groot deel van de RSM gevestigd is. “We hebben met de ESSB en de ESE overlegd over de gemeenschappelijke ruimtes, zoals de toiletten, de hallen en de liften. Daarvoor moeten wel uniforme regels zijn, en het is gelukt om daar samen een advies voor te schrijven.” Vooral de liften zijn een heikel punt in het achttien verdiepingen tellende gebouw. “In de lift is in ons plan ruimte voor vier personen, maar dan wel met mondkapje.”
Elleboogdeurklink
En wat te doen met deurklinken, toiletten, koffiezetapparaten en andere oppervlaktes die vaak aangeraakt worden? “Je kunt denken aan technologische oplossingen, zoals automatische deuren, maar daar ontbreekt de tijd voor. Maar er zijn ook slimmere, goedkopere oplossingen, zoals een andere deurklink die je met je elleboog kan openen.” De Valk denkt ook aan een speciaal sleuteltje waarmee je printers en koffieapparaten kan bedienen, zonder ze met je vingers aan te raken.
Ondanks alle details moet het plan ook flexibel genoeg blijven om het aan te kunnen passen aan nieuwe adviezen en veranderende omstandigheden. De Valk: “Ik ben ook benieuwd hoe ze bij Real Estate Services al deze plannen in twee weken gaan beoordelen. En wat als we dan over twee weken horen dat ons plan is afgekeurd, en we helemaal niet open kunnen?”
De afdelingen moeten de plannen vóór 1 juni indienen, en dan – na goedkeuring – vanaf 15 juni uitvoeren.
