Een begeleider die nauwelijks tijd heeft, eindeloos schaven aan de laatste paar hoofdstukken, of jaren bezig zijn met dataverzameling. Veel promovendi lopen tijdens het proces tegen vertraging aan. Slechts ongeveer één op de tien is binnen vier jaar klaar. Hoe komt het dat veel promovendi meer tijd nodig hebben dan ze verwachten?
Jaarlijks stromen er tussen de 120 en 190 werknemer-promovendi in op de Erasmus Universiteit. De promovendi die in 2014 klaar waren, deden er gemiddeld 63 maanden over, blijkt uit cijfers van de VSNU. Hoewel een meerderheid een contract voor vier jaar heeft, blijkt uit diezelfde cijfers dat maar een klein deel daadwerkelijk binnen vier jaar promoveert: ongeveer 10 procent. Nu betekent dat niet automatisch dat 90 procent vertraging oploopt. Een deel heeft het proefschrift wel binnen vier jaar af, maar moet een paar maanden wachten op de verdediging. En er zijn promovendi met een aanstelling voor meer dan vier jaar, omdat ze bijvoorbeeld vier dagen werken of veel onderwijs geven naast hun promotie. Dat laat onverlet dat één op de drie werknemer-promovendi zelfs na zeven jaar nog niet klaar is.
Stress
‘Vier jaar lang draait alles om dat onderzoek, dus stoppen is geen optie’
Rens van de Schoot, universitair hoofddocent aan de Universiteit Utrecht, bevestigt het beeld dat er veel vertraging voorkomt onder promovendi. Hij deed in 2013, samen met Hans Sonneveld en Mara Yerkes, onderzoek naar vertragingsfactoren. Zijn onderzoek houdt rekening met het feit dat er ook promotietrajecten zijn die drie of vijf jaar duren, en bekijkt het verschil tussen de geplande duur en de daadwerkelijke duur van de promotie. “Het is opvallend dat bijna iedere promovendus met vertraging te maken heeft”, zegt Van de Schoot. “Soms is het een handjevol maanden, maar soms ook veel langer.” Gemiddeld deden de respondenten, gepromoveerden van vier universiteiten waaronder de EUR, in Van de Schoots onderzoek tien maanden langer over hun promotie dan gepland.
Toch is het wel wenselijk dat promovendi klaar zijn binnen de tijd die ervoor staat, vindt Charlotte de Roon, voorzitter van het Promovendi Netwerk Nederland (PNN). “Werknemer-promovendi krijgen namelijk alleen betaald voor het werk dat ze binnen die periode doen en universiteiten verlengen contracten voor promovendi niet vaak.”
De druk om op tijd te promoveren wordt steeds groter, merkt Elaine Mak, director van de Erasmus Graduate School of Law (EGSL). “Er is steeds minder ruimte om na vier jaar verlengingen aan te bieden.” In het probleemgestuurd onderwijs van de ESL verzorgen vooral tutoren het onderwijs, dus een extra aanstelling als docent zit er vaak niet in. “Een gastvrijheidsovereenkomst is wel mogelijk, maar dat brengt geen brood op de plank.”
De einddatum van een contract levert veel stress op onder promovendi met vertraging, weet De Roon. “De opties zijn zonder inkomen verder werken of zoeken naar een nieuwe baan. Iemand die aan een proefschrift werkt mag geen WW aanvragen. En werk zoeken of aan een nieuwe baan beginnen kost zoveel tijd, dat de kans dat het proefschrift nooit afkomt veel groter wordt.”
Die stress ziet Epke le Rutte, voorzitter van het promovendinetwerk van het Erasmus MC Promeras, zeker terug bij promovendi die vertraging oplopen. “Het is een pijnlijk onderwerp. Verlenging zit er vaak niet in, en tijdens een nieuwe baan in de weekenden of avonduren doorwerken is ontzettend zwaar. Vier jaar lang draait alles om dat onderzoek, dus stoppen is geen optie.”
Geen magnum opus
“Het zijn eigenlijk altijd externe factoren die voor vertraging zorgen”, vertelt Van de Schoot. “Dan kun je denken aan ziekte, een dataset die er niet op tijd is, of een begeleider die plots naar het buitenland vertrekt. Het is in ieder geval nooit de motivatie van promovendi die tekort schiet.”
Toch ligt niet elke bron van vertraging buiten de promovendus zelf. Liesbet van Zoonen, Dean van de Erasmus Graduate School of Social Sciences and the Humanities (EGS3H) denkt dat promovendi weleens overambitieus zijn. “Ik zie onder promovendi soms een misverstand over wat de promotie is. Het betekent dat je in staat bent tot het verrichten van onafhankelijk wetenschappelijk onderzoek. Veel promovendi denken dat ze daarnaast een briljante intellectueel moeten zijn.” Ze stellen zichzelf daardoor te hoge doelen, denkt Van Zoonen. “Dat leidt tot een soort faalangst, het idee dat het nooit goed genoeg is.”
Perfectionisme is zeker een van de struikelblokken, zegt EGSL-director Mak. En rechtenpromovendi, die er in Nederland gemiddeld iets langer over doen dan hun collega’s, hebben daar misschien wel het meeste last van. Mak legt uit: “Onze promovendi promoveren nog steeds het meest op een monografie, waar ze in vakgebieden als Geneeskunde of Economie vaak op losse artikelen promoveren. Het komt voor dat rechtenpromovendi drie jaar lang goed bezig zijn en pas in het laatste jaar, als ze het boek moeten schrijven, vastlopen in het proces.” Het is belangrijk dat de promotie geen magnum opus wordt, denkt Mak, net als Van Zoonen. “De promotie is een ticket naar een verdere carrière in de wetenschap.”
Levensfase
De Roon en Le Rutte hebben een hele waslijst met oorzaken voor vertraging bij collega-promovendi. Soms hebben die met de levensfase van promovendi te maken. “Zwangerschapsverlof is een voorbeeld”, zegt Le Rutte. “Je bent vier maanden weg, maar er wordt geen vervanger aangesteld om je onderzoek op gang te houden en je krijgt ook niet altijd vier maanden langer betaald.” Ook Mak refereert aan de leeftijdscategorie van promovendi. “De meeste promovendi zijn tussen de 25 en de 35 jaar, de periode in je leven waarin veel dingen veranderen die invloed kunnen hebben op je concentratie.”
Opvallend genoeg vond Van de Schoot dat het krijgen van kinderen voor meer vertraging zorgt bij mannen, bij vrouwen hoegenaamd niet. “Ik ben methodoloog en geen genderwetenschapper, maar het zou kunnen dat vrouwen ontzettend gefocust worden op het moment dat ze een kind krijgen. Misschien compenseert dat voor het feit dat ze minder tijd hebben om te promoveren.”
Duidelijke richtlijnen en deadlines
Een andere veel gehoorde factor is de vormgeving van het project waar promovendi mee bezig zijn. De dataverzameling is een fase in het onderzoek die vaak roet in het eten gooit. “Het is belangrijk om een onderscheid te maken tussen promovendi die met kantenklare data werken en promovendi die zelf hun dataverzameling doen”, zegt Nina Conkova, voorzitter van de PhD Council van de EGS3H. “In het tweede geval is vertraging een stuk waarschijnlijker.” Ook Le Rutte herkent dat. “In veel trajecten moet je zelf vragenlijsten ontwikkelen, uitzetten en verzamelen, en zijn er meerdere meetmomenten. Soms ben je afhankelijk van anderen; zit je bijvoorbeeld te wachten op een dataset uit India die maar niet komt. Dan ben je al gauw drie jaar verder voor je alle data hebt en kunt beginnen met je analyses en het schrijfproces.”
Bij sommige projecten is de onderzoeksvraag al voorgekauwd. Uit het onderzoek van Van de Schoot blijkt dat een heldere onderzoeksvraag in het eerste jaar veel vertraging voorkomt. Conkova onderschrijft het nut van een goede onderzoeksvraag. Zij moest in het eerste jaar al een paper schrijven dat een overzicht geeft van de relevante literatuur in het vakgebied en beschrijft wat zij daar met haar onderzoeksvraag aan toe gaat voegen. “Sommige promovendi zien dat als tijdverspilling, maar ik heb daardoor vanaf het eerste jaar een heel heldere richting voor mijn onderzoek gehad.”
Sinds september moeten alle promovendi een opleidings- en begeleidingsplan hebben. Een wijziging in het promotiereglement die promovendi en graduate schools dan ook met open armen ontvangen. In dat plan wordt onder andere opgenomen wat voor opleiding de promovendus nodig heeft, het aantal uren begeleiding per week of per maand, het go/no-go-moment dat ongeveer na een jaar plaatsvindt, en globaal wat de promovendus in welk jaar af moet hebben. “Ik denk dat zo’n plan veel verschil kan maken”, zegt Le Rutte, die in haar omgeving op het Erasmus MC merkt dat lang niet alle promovendi zo’n plan hebben. “Duidelijke richtlijnen en deadlines kunnen onnodige vertraging voorkomen.”
Keiharde begeleiding
‘Het moderne promoveren betekent ook dat je het proces keihard begeleidt’
Van de Schoot wijst er ook op dat de kwaliteit van de begeleiding door veel promovendi wordt genoemd als oorzaak van vertraging. Uit een onderzoek van het PNN en het Rathenau Instituut blijkt dat de meeste promovendi tevreden zijn met hun begeleiding. “Maar in 10 tot 15 procent van de gevallen is er zeker ruimte voor verbetering”, zegt De Roon. “Verwachtingsmanagement vanaf de start is ontzettend belangrijk, zodat promovendi en promotoren precies weten wat ze aan elkaar hebben.”
Uit gesprekken met promovendi en graduate schools blijkt vooral dat er ontzettend veel verschillen zitten in de begeleiding. De ene promovendus ziet zijn begeleider maar één of twee keer per jaar, de andere werkt in een onderzoeksgroep waar een postdoc optreedt als dagelijkse begeleider, en weer een ander ziet de promotor wekelijks.
“Sommige promotoren nemen het idee van onafhankelijk onderzoek iets te letterlijk en sturen een promovendus vanaf dag één het bos in”, vertelt Van Zoonen, die wijst op het belang van intensieve begeleiding. “Vroeger kon dat, toen was de promotie een levenswerk en bestond begeleiding uit een uur college van de hoogleraar.”
Zelf ziet ze haar promovendi in het eerste jaar wekelijks, en daar horen ook regelmatige opdrachten en deadlines bij. “Bij de 24 promovendi die ik onder mijn hoede heb gehad, viel de vertraging mee en ben ik er maar eentje kwijtgeraakt. Het moderne promoveren betekent ook dat je het proces keihard begeleidt.”
Wat doen de Graduate Schools?
Graduate Schools zijn een relatief nieuw verschijnsel in het promotiebeleid van de universiteit. Door hun komst hebben promovendi een opleidingsinstituut op de campus. Daardoor kan de kwaliteit beter gewaarborgd worden, en kunnen eventuele knelpunten beter worden begeleid.
Een goed aannamebeleid is de eerste stap, denkt Natalija Gersak, doctoral programme manager bij ERIM. “Selecteren op kwaliteit en motivatie is heel belangrijk.” De EGSL heeft bijvoorbeeld een open sollicitatieronde met een selectiecommissie waarin de promotor zelf niet plaatsneemt. Mak: “Zo kan een onafhankelijke commissie de kwaliteit en haalbaarheid van een voorstel beoordelen.”
Wat volgt is een goed opleidings- en begeleidingsplan, zegt Liesbet van Zoonen. Daar staat in wat voor opleiding de promovendus nodig heeft, het aantal uren begeleiding per week of per maand, het go-no go-moment dat ongeveer na een jaar plaatsvindt, en globaal wat de promovendus in welk jaar af moet hebben.
De Graduate Schools bieden allerlei cursussen aan, vooral in het eerste jaar, met als doel het fijnschaven van het onderzoeksvoorstel. Daarin komen allerlei geavanceerde methoden aan bod, academisch schrijven en wetenschappelijke integriteit, maar ook praktische handvatten voor promovendi om die vier jaar goed door te komen.
Zo biedt de EGS3H bijvoorbeeld een cursus How to Survive Your PhD aan, vertelt Van Zoonen. “Wat zijn je verwachtingen? Zijn die te hoog of te laag gespannen? Hoe combineer je vrije tijd en werk? Hoe zorg je dat je goed met je promotor kan?” De EGSL organiseert een cursus Collaborating with your supervisor, en voor promotoren een training Quality of Supervision.
Door de Graduate Schools zitten promovendi in een jaarklassensysteem. Ze komen geregeld bij elkaar om hun werk aan medepromovendi te presenteren en feedback te krijgen. Bij de EGSL wordt ook nog eens gewerkt met een individuele doctoraatscommissie, zodat promovendus en promotor niet alleen op elkaar zijn aangewezen, maar onafhankelijke experts betrokken zijn bij de go-no go aan het einde van het eerste jaar en ook in de fase daarna feedback geven.
Of de aanpak van de Graduate Schools invloed heeft op de duur van promoties vinden Mak en Van Zoonen moeilijk te zeggen. Hun Graduate Schools bestaan pas sinds 2012, dus de eerste lichting promovendi is nog bezig. Die van ERIM bestaat al sinds 1999, en volgens Gersak is het programma succesvol. Ze vertelt dat ERIM-promovendi er gemiddeld 57 maanden over doen en dat minstens 70 procent werk vindt in de academische wereld. Ze wijst ook op het belang van een goed onderzoeksinformatiesysteem, iets wat momenteel voor de hele universiteit ontwikkeld wordt. Daarin wordt de voortgang van promovendi nauw gemonitord, door de startdatum, het go-no go-moment, andere evaluatiemomenten, publicaties, en drop-outs vast te leggen. Volgens Gersak helpt dat zeker in het signaleren van knelpunten.
